Nội dung bài viết
#

Hướng dẫn sao lưu Email Outlook nhanh chóng và hiệu quả nhất

Nội dung bài viết

    backup, export email outlook

    Nếu như tài khoản email bị đánh cắp thì sẽ gây ra hậu quả vô cùng nghiêm trọng. Để ngăn chặn các cuộc tấn công nguy hiểm nhắm đến email, các doanh nghiệp cần sao lưu email Outlook đảm bảo độ an toàn cao nhất. Hãy cùng BKHOST tham khảo các cách sao lưu email trong Outlook hiệu quả trong bài viết dưới đây.

    Hướng dẫn Backup và Export email trong Outlook

    Định dạng tệp .pst tích hợp là một trong các phương pháp hỗ trợ sao lưu email trong Outlook phổ biến được sử dụng nhiều nhất hiện nay. Cả hai phần mềm của Microsoft là Outlook và Exchange đều có tệp PST riêng để lưu trữ email, thông tin liên lạc, các địa chỉ và Calendar Event.

    Tệp PST tĩnh có thể lưu trữ các bản sao lưu email và thông tin liên lạc hiện tại trong Outlook. Đồng thời, nó còn cho phép người dùng có thể truy cập vào các tệp đó ngay cả khi không có kết nối Internet. Các bước để sao lưu email trong Outlook vào tệp .pst bao gồm:

    1. Mở Outlook -> File.

    Huong dan Backup va Export email trong Outlook-1

    2. Trong menu, chọn Open & Export.

    Huong dan Backup va Export email trong Outlook-2

    3. Nhấn chọn Import/Export.

    Huong dan Backup va Export email trong Outlook-3

    4. Trên màn hình hiển thị giao diện chính của Outlook và Import/Export Wizard.

    Huong dan Backup va Export email trong Outlook-4

    5. Tại Wizard, nhấn chọn Export to a file -> Next.

    Huong dan Backup va Export email trong Outlook-5

    6. Chọn Outlook Data file (.pst) -> Next.

    Huong dan Backup va Export email trong Outlook-6

    7. Trên màn hình hiển thị các tùy chọn thư mục có thể xuất. Người dùng có thể dùng tài khoản email của mình để xuất các thư mục như danh bạ và các dữ liệu khác. Hoàn tất quá trình chọn hãy nhấn vào Next.

    Huong dan Backup va Export email trong Outlook-7

    8. Tạo hoặc chọn một đường dẫn địa chỉ để di chuyển tệp sao lưu vào.

    Huong dan Backup va Export email trong Outlook-8

    9. Thay đổi tên tệp theo mặc định là backup.pst.

    Huong dan Backup va Export email trong Outlook-9

    10. Tùy chọn các mục trùng lặp trong đường dẫn mặc định.

    Huong dan Backup va Export email trong Outlook-10

    11. Nhấn chọn Back cho phép quay trở lại bước thực thi trước để thay đổi các tùy chọn thư mục.

    Huong dan Backup va Export email trong Outlook-11

    12. Nhấn chọn Finish để bắt đầu quá trình xuất tệp.

    Huong dan Backup va Export email trong Outlook-12

    13. Màn hình hiển thị mục thiết lập mật khẩu do Outlook yêu cầu.

    Huong dan Backup va Export email trong Outlook-13

    14. Kiểm tra lại tệp đã giải nén tại vị trí lưu trữ đã được chỉ định cho đường dẫn tệp. Tại đây, hệ thống cho phép người dùng di chuyển hoặc sao chép tệp ở nơi khác.

    Huong dan Backup va Export email trong Outlook-14

    Hướng dẫn truy cập vào các email trong Outlook đã Export

    Sau khi thành công xuất các tệp quan trọng, Outlook hỗ trợ người dùng truy cập vào các bản sao lưu và khôi phục email. Cụ thể như sau:

    1. Tìm tệp sao lưu tại vị trí và đường dẫn tệp.

    Huong dan truy cap vao cac email trong Outlook đa Export-1

    2. Mở Outlook.

    Huong dan truy cap vao cac email trong Outlook đa Export-2

    3. Nhấn chọn File -> Open & Export.

    Huong dan truy cap vao cac email trong Outlook đa Export-3

    4. Nhấn chọn Open Outlook Data File.

    Huong dan truy cap vao cac email trong Outlook đa Export-4

    5. Màn hình hiển thị mục File Explorer, tìm tệp sao lưu và nhấn chọn Open.

    Huong dan truy cap vao cac email trong Outlook đa Export-5

    6. Màn hình hiển thị giao diện chính của Outlook.

    Huong dan truy cap vao cac email trong Outlook đa Export-6

    7. Cuộn thanh điều hướng bên trái để tìm mục Outlook Data File.

    Huong dan truy cap vao cac email trong Outlook đa Export-7

    8. Danh mục này giữ nguyên các hệ thống thư mục và định dạng ban đầu.

    Huong dan truy cap vao cac email trong Outlook đa Export-8

    9. Di chuyển email đến các tệp khác.

    Các phương pháp lưu nhanh một email trong Outlook

    Để lưu một email duy nhất trong Outlook nhanh chóng, hãy thực hiện theo các phương pháp hướng dẫn sau đây:

    Phương pháp 1 – Lưu trực tiếp vào một thư mục

    1. Mở Outlook.

    Cac phuong phap luu nhanh mot email trong Outlook-1.1

    2. Mở File Explorer và điều hướng đến vị trí muốn lưu email.

    Cac phuong phap luu nhanh mot email trong Outlook-1.2

    3. Kéo email muốn lưu từ Outlook vào thư mục.

    Cac phuong phap luu nhanh mot email trong Outlook-1.3

    4. Outlook sẽ tự động lưu trữ email ở định dạng Outlook Item.

    Cac phuong phap luu nhanh mot email trong Outlook-1.4

    5. Nhấp chọn vào email đã được lưu trong Outlook để mở nó.

    Phương pháp 2 – Lưu dưới dạng TXT hoặc HTML

    1. Mở email bạn muốn lưu trong Outlook.

    Cac phuong phap luu nhanh mot email trong Outlook-2.1

    2. Nhấn chọn File -> Save As.

    Cac phuong phap luu nhanh mot email trong Outlook-2.2

    3. Màn hình hiển thị mục File Explorer, người dùng có thể tùy chọn đường dẫn lưu trữ email bằng cách nhấn chọn vào mũi tên bên cạnh mục Save as type. Sau đó, chọn Text Only để lưu tệp ở định dạng .txt. Hoặc chọn HTML để lưu tệp ở dạng tệp .html.

    Cac phuong phap luu nhanh mot email trong Outlook-2.3

    4. Để truy cập vào email đã được lưu, người dùng có thể lựa chọn Text Editor như Notepad với định dạng .txt. Hoặc có thể sử dụng trình duyệt được lưu dưới dạng .html.

    Cac phuong phap luu nhanh mot email trong Outlook-2.4

    Phương pháp 3 – Lưu hình ảnh bằng cách chụp màn hình

    Một số phần mềm chụp ảnh màn hình giúp lưu trữ các nội dung email dưới dạng hình ảnh.

    • Hầu hết các phiên bản Windows mới đều được cài đặt sẵn phần mềm chụp ảnh Snipping ToolSnip & Sketch trên hệ thống.
    • Trên Mac, người dùng có thể sử dụng tổ hợp phím Ctrl + Command + 4 để kích hoạt tính năng chụp màn hình.
    • Trên Linux, người dùng có thể tải xuống các phần mềm chụp ảnh màn hình có sẵn. Đối với các thiết bị dựa trên GNOME có tiện ích chụp ảnh màn hình trong Applications > Accessories menu.

    Hướng dẫn lưu nhiều email trong Outlook vào máy tính

    Hướng dẫn lưu một số email cùng một lúc trong Outlook:

    1. Mở Outlook.

    Huong dan luu nhieu email trong Outlook vao may tinh-1

    2. Chọn tệp cần lưu và giữ phím Ctrl, sau đó nhấn vào từng email để chọn. Hoặc giữ phím Shift để chọn nhiều email.

    Huong dan luu nhieu email trong Outlook vao may tinh-2

    3. Đi tới File > Save As.

    Huong dan luu nhieu email trong Outlook vao may tinh-3

    4. Di chuyển đến thư mục cần lưu email và thay đổi tên tệp, sau đó lưu tại Text Only.

    Huong dan luu nhieu email trong Outlook vao may tinh-4

    5. Outlook tự động lưu tất cả các email được chọn trong một tệp .txt. Để truy cập, người dùng có thể sử dụng Text Editor.

    Một số câu hỏi thường gặp về cách sao lưu email trong Outlook

    Làm cách nào để xuất tất cả địa chỉ email trong Outlook? Để xuất tất cả địa chỉ email trong Outlook, người dùng cần thực hiện các bước sau:

    1. Mở Outlook.

    Xoa tat ca email trong outlook-1

    2. Nhấn chọn File > Open & Export > Import/Export.

    Xoa tat ca email trong outlook-2

    3. Trong Import/Export Wizard nhấn chọn Export to a file.

    Xoa tat ca email trong outlook-3

    4. Nhấn chọn Comma separated values (.csv).

    Xoa tat ca email trong outlook-4

    5. Nhấn chọn Contacts trong tài khoản.

    Xoa tat ca email trong outlook-5

    6. Kiểm tra đường dẫn tệp, đặt tên tệp và nhấn chọn Next.

    Xoa tat ca email trong outlook-6

    7. Nhấn chọn mục Finish để bắt đầu quá trình xuất.

    Xoa tat ca email trong outlook-7

    8. Hoàn tất quá trình xuất, hộp thoại Import/Export sẽ tự động đóng.

    Giao diện mới trên Outlook

    Phiên bản Outlook được bổ sung tính năng xuất tích hợp cho phép người dùng có thể sao lưu và khôi phục email bị mất quyền truy cập. Việc sao lưu email trong Outlook thường xuyên giúp bảo vệ và khôi phục các tài liệu hay tập tin một cách hiệu quả.

    Tổng kết

    Như vậy, bài viết trên đây chúng tôi đã tổng hợp được các cách sao lưu email trong Outlook nhanh nhất được sử dụng phổ biến hiện nay. Hãy lựa chọn một phương pháp sao lưu phù hợp nhất để có thể đảm bảo an toàn cho email cũng như các tệp dữ liệu khỏi các sự cố không đáng có.

    Nếu còn gặp bất cứ vướng mắc gì về nội dung bài viết trên, hãy để lại ở bên bình luận bên dưới, BKHOST sẽ trả lời bạn trong thời gian sớm nhất.

    P/s: Bạn cũng có thể truy cập vào Blog của BKHOST để đọc thêm các bài viết chia sẻ kiến thức về lập trình, quản trị mạng, website, domain, hosting, vps, server, email,… Chúc bạn thành công.


      • cách lưu email outlook về máy tính
      • backup mail outlook

    Mua Hosting Cao Cấp tại BKHOST

    Giảm giá cực sâu, chất lượng hàng đầu. Đăng ký ngay hôm nay:

    hosting cao cấp

    Tôi là Trịnh Duy Thanh, CEO & Founder Công ty Cổ Phần Giải Pháp Mạng Trực Tuyến Việt Nam - BKHOST. Với sứ mệnh mang tới các dịch vụ trên Internet tốt nhất cho các cá nhân và doanh nghiệp trong nước và quốc tế, tôi luôn nỗ lực hết mình nâng cấp đầu tư hệ thống phần cứng, nâng cao chất lượng dịch vụ chăm sóc khách hàng để đem đến những sản phẩm hoàn hảo nhất cho người tiêu dùng. Vì vậy, tôi tin tưởng sẽ đem đến các giải pháp CNTT mới nhất, tối ưu nhất, hiệu quả nhất và chi phí hợp lý nhất cho tất cả các doanh nghiệp.
    Bình luận

    Trượt lên đầu trang
    Gọi ĐT tư vấn ngay
    Chat ngay qua Zalo
    Chat ngay qua Messenger
    Bạn đã hài lòng với trải nghiệm trên Bkhost.vn?
    Cảm ơn lượt bình chọn của bạn, Chúc bạn 1 ngày tốt lành !