Mail Server là gì? – Khái niệm và cách hoạt động

Trong những năm gần đây, thư điện tử đã trở thành một phần quan trọng của cuộc sống và công việc hàng ngày của chúng ta. Nó giúp cho việc trao đổi thông tin nhanh chóng và dễ dàng giữa các bên. Tuy nhiên, việc quản lý và lưu trữ thư điện tử của bạn cũng rất quan trọng để đảm bảo tính bảo mật và hiệu suất cao của hệ thống. Đó là lúc mà mail server đến vào hành trình. Vậy mail server là gì? Và sử dụng mail server googe có những tính năng gì? Hãy tìm hiểu bài viết ngay sau đây!

Mail Server là gì?

Mail Server là một phần mềm hoặc hệ thống phần cứng được thiết kế để quản lý và xử lý email. Nó cho phép người dùng gửi và nhận email thông qua Internet. Mail Server còn được gọi là Email Server hoặc SMTP Server.

Mail Server là một phần quan trọng trong hệ thống gửi và nhận email vì nó giúp đảm bảo rằng email của bạn được gửi và nhận đến địa chỉ đúng. Nó cũng giúp giữ cho hộp thư đến của bạn sạch và bảo mật. Nếu không có Mail Server, bạn sẽ không thể gửi hoặc nhận email.

Cách thức hoạt động của Mail Server

Mail Server hoạt động như một trung gian giữa các thiết bị trong mạng để chuyển tiếp thư điện tử. Khi một người dùng gửi một thư điện tử tới một người dùng khác, thư điện tử đó sẽ được gửi đến máy chủ thư điện tử. Sau đó, máy chủ sẽ kiểm tra xem người nhận có tồn tại trong hệ thống hay không. Nếu người nhận tồn tại, máy chủ sẽ chuyển tiếp thư điện tử đến hộp thư đến của người nhận.

Máy chủ thư điện tử còn có thể lưu trữ thư điện tử trong một kho lưu trữ, giúp cho việc trao đổi thông tin trở nên dễ dàng hơn. Khi người dùng muốn xem thư điện tử, họ chỉ cần đăng nhập vào tài khoản email của mình và xem hộp thư đến.

Ngoài ra, Mail Server còn cung cấp các tính năng bảo mật như mã hoá thư điện tử, xác thực người gửi và người nhận, v.v. để bảo vệ thông tin của người dùng.

Quá trình gửi email qua Mail Server

Khi bạn gửi email, email của bạn được gửi đến Mail Server qua giao thức SMTP (Simple Mail Transfer Protocol). SMTP giúp Mail Server xác định địa chỉ email của người nhận và chuyển email đến Mail Server của họ.Để xác định địa chỉ email của người nhận, Mail Server sử dụng DNS (Domain Name System) để tìm kiếm tên miền của địa chỉ email và xác định địa chỉ IP của Mail Server của người nhận.

Khi người nhận email mở hộp thư đến của mình, Mail Server của họ sẽ kết nối với Mail Server của bạn để tải xuống email của bạn. Người nhận email có thể sử dụng hai giao thức khác nhau để tải xuống email của họ:

• POP3 (Post Office Protocol 3): giao thức này cho phép tải xuống email và lưu trữ trên máy tính của người dùng. Tuy nhiên, email chỉ có thể được truy cập từ một thiết bị.
• IMAP (Internet Message Access Protocol): giao thức này cho phép người dùng truy cập và quản lý email từ nhiều thiết bị khác nhau, vì email được lưu trữ trên Mail Server. Điều này cho phép người dùng truy cập vào email của mình từ bất kỳ địa điểm nào, trên bất kỳ thiết bị nào.

Lưu ý gì khi chọn một Mail server?

Một số điều cần lưu ý khi chọn một Mail Server:

• Security: Các tổ chức cần đầu tư vào ứng dụng bảo vệ thông tin mail. Các nhà cung cấp mail thường hỗ trợ các tính năng như mã hóa thông tin, phần mềm diệt virus, lọc thư độc hại, công cụ chặn mất dữ liệu.
• Cost: Tùy vào kinh phí mà bạn cần đưa ra lựa chọn mail server phù hợp. Với mail server tại chỗ chi phí sẽ cao hơn nhưng khả năng kiểm soát hệ thống cao. Mail server đám mây chi phí và yêu cầu bảo trì ít hơn.
• Archiving và storage: Chọn nhà cung cấp luôn đảm bảo dung lượng lưu trữ và khả năng mở rộng lưu trữ cao. Ở một số dịch vụ có hỗ trợ tính năng chuyển tin nhắn cũ và kho lưu trữ tự động.
• Compatibility: Dịch vụ mail còn hỗ trợ các tùy chọn giúp đồng bộ hóa với thiết bị di động với các ứng dụng như email, lịch, danh bạ,…

Một số ví dụ về Mail Server?

• Có nhiều dạng mail server có trả phí và miễn phí có sử dụng SMTP như:
• Amazon SES: Nền tảng sử dụng đám mây có giao diện của SMTP.
• Halon MTA: Nền tảng bảo mật và hoạt động email sử dụng SMTP.
• Microsoft Exchange Server: Nền tảng email, lịch, danh bạ, cộng tác trả phí hỗ trợ trên Windows Server.
• OpenSMTPD: Một MTA miễn phí được triển khai như một OpenBSD
• Open-Xchange: Phần mềm văn phòng liên kết với web miễn phí, có thể lên lịch, gửi mail
• Oracle Beehive: Nền tảng cộng tác trả phí liên kết với email, nhắn tin và họp.

Cách thêm tài khoản mail vào Mail Server

Để thêm một tài khoản mail, bạn cần có server POP, IMAP hat SMTP. Tùy theo nền tảng mà thông tin mail server sẽ khác nhau.

Microsoft Outlook dành cho PC

• Vào Settings -> Chọn View all Outlook settings để bật quyền truy cập POP.
• Chọn Mail -> Sync email
• Chọn vào POP và IMAP để bật quyền.
• Apple Mail dành cho macOS
• Vào mail -> chọn Preferences và Accounts.
• Chọn Server Settings.
• Chọn Account và SMTP Server List từ popup

iPhone (iOS 14)

• Đi tới Settings -> chọn Mail và Account
• Chọn email tương ứng.

Mail server gửi và SMTP sẽ xuất hiện dưới account. Chọn vào nó để xem danh sách máy chủ SMTP chính và khác.

Thiết bị Android (Android 11)

• Vào settings.
• Chọn Apps.
• Chọn Email settings.
• Chọn địa chỉ email trong Account.
• Tại Advanced settings -> Chọn Server settings.
• Thông tin Mail server gửi và nhận sẽ xuất hiện.

FAQs

Làm thế nào để tạo Mail Server của riêng mình?

Để tạo Mail Server của riêng mình, bạn có thể sử dụng một số phần mềm miễn phí như Postfix, Exim hoặc hMailServer. Tuy nhiên, để cài đặt và cấu hình một Mail Server đầy đủ, bạn cần có kiến thức kỹ thuật và kinh nghiệm về hệ thống máy chủ.

Làm thế nào để bảo vệ Mail Server của tôi khỏi các cuộc tấn công mạng?

Để bảo vệ Mail Server của bạn khỏi các cuộc tấn công mạng, bạn nên thực hiện một số biện pháp bảo mật như sử dụng mật khẩu mạnh, cập nhật thường xuyên phần mềm, cài đặt phần mềm chống virus và sử dụng kết nối bảo mật SSL/TLS.

Lời kết

Mail Server là một phần quan trọng trong hệ thống gửi và nhận email và giúp đảm bảo rằng email của bạn được gửi và nhận đến địa chỉ đúng. Bài viết này đã giúp bạn hiểu rõ hơn về khái niệm Mail Server là gì, cách hoạt động của nó và tại sao nó là một phần quan trọng trong hệ thống gửi và nhận email. Nếu bạn đang quan tâm đến việc tạo Mail Server của riêng mình, hãy đảm bảo rằng bạn có đầy đủ kiến thức kỹ thuật và kinh nghiệm để cài đặt và cấu hình Mail Server một cách đúng đắn và an toàn.