Google Workspace là gì? Đặc điểm và các phiên bản phổ biến

Google là một trong những ông lớn cung cấp các dịch vụ web cần thiết được nhiều người tin cậy. Ngoài là nơi tìm kiếm chiếm thị phần lớn nhất thì hãng cũng cho ra mắt rất nhiều ứng dụng.

Các ứng dụng này đều có chức năng riêng và có thể liên kết với nhau. Bạn có thể đã biết tới Google Drive, GMail, Google Meet,… nhưng liệu bạn đã nghe về Google Workspace hay chưa? Đây là một tập hợp các ứng dụng phục vụ cho cá nhân và doanh nghiệp.

Hãy cùng chúng tôi tìm hiểu chi tiết hơn trong bài viết dưới đây.

Google Workspace là gì?

Workspace trong tiếng anh mang nghĩa không gian làm việc. Vậy nên Google Workspace là một tập hợp tất cả các ứng dụng phục vụ nhu cầu của doanh nghiệp và người dùng. Nó bao gồm tất cả các công cụ, phần mềm từ Google được sử dụng rộng rãi trên toàn thế giới. Đây là những ứng dụng cộng tác như: Google Tài Liệu, Google Trang Tính, Keep, GMail, Drive,….

Thông thường, tài khoản của Google Workspace sẽ do quản trị viên tạo và quản lý. Nó không giống như GMail hay Drive, nơi người dùng cá nhân có quyền quản lý tất cả. Quản trị viên có quyền thiết lập cài đặt, kiểm soát phần lớn, bao gồm cả bảo mật. Giống như một đơn vị tổ chức, doanh nghiệp sẽ luôn có những người quản lý, cấp quyền cho nhân viên. Vậy nên Workspace giúp các tổ chức quản lý và xử lý dữ liệu nhạy cảm, quan trọng. Ví dụ như ngăn truy cập ngoại tuyến, ngăn tải xuống,…

Những ứng dụng thuộc Google Workspace

Như đã đề cập, Google Workspace là một tập hợp nhiều công cụ, vậy nó bao gồm những ứng dụng nào? Có rất nhiều dịch vụ miễn phí thường xuyên được sử dụng. Cũng có những dịch vụ mà bạn phải trả phí thêm khi có nhu cầu. Ưu điểm của Workspace chính là tốc độ, nó cung cấp hàng loạt phím tắt giúp bạn truy cập nhanh hơn. Ví dụ như: cal.new khi cần tạo Lịch và doc.new khi cần tạo tài liệu mới.

Các dịch vụ nổi bật của Workspace bao gồm:

• Gmail: dịch vụ thư điện tử phổ biến nhất thế giới.
• Meet: công cụ cho phép họp online hiệu quả.
• Drive: công cụ lưu trữ thông qua điện toán đám mây hữu ích.
• Docs: cung cấp việc tạo, sửa chữa, chia sẻ tài liệu.
• Sheets: tạo, sửa chữa, chia sẻ bảng tính.
• Calendar: công cụ lập lịch.
• Keep: ghi chú tiện lợi.
• Slides: tạo các bản trình bày.
• Forms: giúp tạo lập các biểu mẫu, bài khảo sát.

Ngoài ra còn rất nhiều dịch vụ tuy không được sử dụng rộng rãi nhưng cực kỳ có ích với doanh nghiệp:

• Apps Script: tự động hóa quy trình kinh doanh.
• AppSheet: phát triển các ứng dụng không mã.
• Vault: lưu trữ và khám phá dữ liệu điện tử.
• Cloud Search: tìm kiếm qua điện toán đám mây.
• Groups & Groups for Business: Quản lý quyền truy cập và danh sách email.
• Voice hardware: hệ thống điện thoại ảo.
• Domains: đăng ký miền và cấu hình Google Workspace tích hợp.

Tùy vào nhu cầu của bạn mà sử dụng công cụ phù hợp trong công việc.

Làm sao để truy cập vào Google Workspace?

Bạn cần làm những gì để có thể truy cập và sử dụng bộ công cụ của Google Workspace? Đây là câu hỏi được rất nhiều người đặt ra khi mới tiếp xúc với nó. Người dùng cần chuẩn bị những thứ sau:

Trình duyệt hiện đại (nên là Google Chrome)

Các ứng dụng thuộc Google Workspace đều có thể truy cập thông qua trình duyệt web. Thông thường, bộ công cụ được chuẩn hóa trên Google Chrome. Khi đăng nhập tài khoản trên Chrome, bạn có thể tận dụng các tính năng chỉ được phát triển với trình duyệt này. Ví dụ như quản trị viên có thể cấu hình, thiết lập các công cụ ngoại tuyến. Mà điều này thì những trình duyệt như Firefox, Safari,… không thể làm được.

Sử dụng máy tính truy cập Google Drive

Google Drive là công cụ lưu trữ và chia sẻ tệp qua điện toán đám mây dành cho Windows, MacOS (sau này có cả hệ điều hành trên điện thoại). Thông qua đó, người dùng có thể lưu trữ các tệp dữ liệu một cách dễ dàng và truy cập nó từ nhiều thiết bị khác. Điều này giống như bạn đang làm việc trên các tệp cục bộ cực kỳ tiện lợi.

Cài đặt ứng dụng trên Android, iOS, iPadOS

Không chỉ phát triển trên trình duyệt web và máy tính, một số ứng dụng của Google Workspace cũng có bản dành riêng cho điện thoại. Người dùng có thể thông qua các cửa hàng ứng dụng (Google Play, App Store) để cài đặt về máy. Ví dụ như: GMail, Drive, Keeps, Docs, Sheets, Meet,… Tuy nhiên với Forms và Sites thì không có ứng dụng hỗ trợ trên điện thoại.

Tùy chọn: phần cứng và tiện ích

Nhiều doanh nghiệp và cá nhân còn mua và sử dụng các thiết bị của Google như: Chrome Book, Google Voice, Jamboard,…. Và tất nhiên bạn có thể sử dụng tài khoản Google Workspace để kết nối với chúng. Sau đó quản trị viên sẽ thực hiện cấu hình và triển khai hoàn toàn.

Google Workspace có những phiên bản nào?

Giống như những dịch vụ khác, Google cung cấp các phiên bản Workspace phù hợp cho khách hàng. Việc phân chia phiên bản dựa trên số lượng tài khoản, tổ chức, doanh nghiệp và chức năng. Với bản Business dành cho các tổ chức sử dụng tối đa 300 tài khoản. Nếu doanh nghiệp của bạn cần số lượng lớn hơn, có thể lựa chọn bản Enterprise. Tất nhiên, cũng có phiên bản dành cho cá nhân được phát triển riêng.

Ngoài ra, còn một số phiên bản dành riêng cho các tổ chức giáo dục và phi lợi nhuận.

Các phiên bản cũng khác nhau về dung lượng giới hạn, số người tham gia Meet,… Cùng với với đó là khả năng quản lý và quyền truy cập vào các ứng dụng cũng sẽ tăng theo cấp độ bản sử dụng.

Cuối cùng chính là sự khác biệt về giá cả. Ví dụ như các tổ chức giáo dục hay phi lợi nhuận có thể sử dụng miễn phí. Trong khi đó các nhân, doanh nghiệp cần trả phí cho phiên bản muốn mua.

Dưới đây là các phiên bản Google Workspace:

Bản dành cho cá nhân (Individual)

Từ giữa năm 2021, phiên bản dành cho cá nhân đã được Google tung ra thị trường. Mục đích của Individual là giúp bạn truy cập tới tất cả các ứng dụng mà không cần quản lý bất cứ tài khoản nào. Bạn sẽ có quyền truy cập vào Workspace và sử dụng bộ công cụ. Giá cho phiên bản này dao động từ 7.99$ tới 9.99$ một tháng.

Bản Business editions (1 – 300 tài khoản)

Đây là phiên bản dành cho các tổ chức, doanh nghiệp cần không quá 300 tài khoản. Ở Business editions bạn có thể lựa chọn một trong 3 gói sau:

• Business Starter: từ 4.20$ đến 6$ cho 1 tài khoản trong 1 tháng.
• Business Standard: từ 9.60$ đến 12$ cho 1 tài khoản trong 1 tháng.
• Business Plus: 18$/ tài khoản/ tháng.

Càng ở gói cao hơn thì dung lượng giới hạn càng cao. Gói Starter bạn sẽ có 30GB dung lượng, gói Standard có 2TB và Plus là 5TB. Số lượng người tham gia Meet tương ứng 100 – 150 và 250 người. Ngoài ra bạn còn có thể truy cập vào các ứng dụng khác và dịch vụ hỗ trợ từ Google.

Bản Enterprise editions (không giới hạn số lượng)

Đây có thể nói là phiên bản cao cấp nhất hiện nay và thường dùng cho các tổ chức, doanh nghiệp hơn 300 tài khoản. Enterprise không giới hạn số lượng tối thiểu hay tối đa tài khoản có thể truy cập. Dung lượng bộ nhớ cũng là không giới hạn và cho phép hơn 500 người tham gia Meet, gọi video. Ngoài ra, nó còn có các tùy chọn nâng cao về bảo mật, quản lý và kiểm soát. Điều này cực kỳ hữu ích cho những tổ chức có số lượng nhân viên lớn. Giá của phiên bản không được công bố mà bạn có thể trực tiếp gọi tới bộ phận bán hàng để được báo giá và mua.

Bản Essentials edition

Đây là phiên bản dành cho các tổ chức muốn giữ lại email hiện có và lịch đã lên. Điều này có nghĩa người dùng vẫn sử dụng các công cụ như Tài liệu, Trang tính, Sites,… song song với các giải pháp cũ trước đó. Đối với gói Essentials Starter, tổ chức có thể dùng miễn phí tối đa 25 tài khoản.

Bản Frontline edition

Đây là phiên bản sử dụng cho việc giao tiếp giữa nhân viên cốt lõi và các nhân viên khác. Nó bao gồm tất cả các công cụ trừ Cloud Search, Vault, Migrate,… Bộ nhớ dung lượng giới hạn là 2GB cho mỗi tài khoản, phiên bản này cũng không được công bố giá và nếu bạn muốn mua thì cần liên hệ tới Google.

Bản Google Workspace Education

Education là bản dành cho những tổ chức giáo dục, trường học đăng ký gói miễn phí để sử dụng. Nó sẽ cung cấp tài khoản cho cả học sinh, giáo viên, quản trị viên truy cập bộ công cụ của Workspace. Ngoài ra, đây cũng là bản cho phép người dùng sử dụng Google Classroom. Với ứng dụng này, giáo viên có thể ra bài tập, gửi bài học để học sinh nộp bài, chấm điểm và nhận xét dễ dàng. Bản Education cũng được chia thành nhiều gói như sau:

• Education Fundamentals: miễn phí cho các tổ chức đủ điều kiện.
• Education Standard: trả phí 3$/ tài khoản/ năm.
• Teaching and Learning Upgrade: 4$/ tài khoản/ năm.
• Education Plus: 5$/ tài khoản/ năm.

Bảng giá đăng ký Google Workspace

Đăng ký ngay: Tại Đây !

Có nên sử dụng phiên bản Google Workspace trả phí hay không?

Có rất nhiều lý do để người dùng thực hiện mua bản trả phí của Workspace. Tuy nhiên, thường tập trung vào 3 lý do phổ biến sau:

• Quản lý tài khoản dễ dàng: bạn có thể cấp quyền, quản lý, xóa hoặc khởi tạo tài khoản cho người dùng một cách tập trung.
• Bảo mật: dễ dàng thiết lập bảo mật, lựa chọn mật khẩu mạnh, xác thực hai yếu tố. Đồng thời người dùng dễ dàng hạn chế chia sẻ tệp và ngăn ngừa nguy cơ rò rỉ dữ liệu.
• Xây dựng thương hiệu chuyên nghiệp: có thể cấu hình với tên miền của tổ chức, doanh nghiệp. Đây là cách tạo tài khoản một cách thống nhất, không liên quan tới gmail và có thể bao gồm tên tổ chức.

Vậy nên nếu bạn cũng có những mục đích trên thì nên sử dụng các bản trả phí và khám phá tính năng của chúng.

Cách thiết lập Google Workspace đơn giản nhất

Đối với các tổ chức, doanh nghiệp, cách đơn giản nhất là đăng ký Google Domains để mua tên miền. Sau đó hệ thống sẽ cung cấp tùy chọn để bạn tạo tài khoản Google Workspace với tên miền đó. Đây là phương pháp có thể loại bỏ đi một số bước cấu hình thủ công phức tạp khi sử dụng domains.

Khi đã sử dụng Office có thể sử dụng Google Workspace hay không?

Đây có lẽ là câu hỏi băn khoăn của rất nhiều người vì các định dạng tệp Office được sử dụng phổ biến. Workspace hỗ trợ nhiều định dạng cho các tệp này, đồng thời Google Drive còn cho phép bạn tải lên, chỉnh sửa chúng dễ dàng. Vậy nên việc sử dụng các tệp gốc của Tài liệu, Trang tính, Slides trước đó đều thự hiện được. Đồng thời Gmail cũng hỗ trợ các định dạng này khi đính kèm file và gửi qua mail.

Các ứng dụng của bên thứ ba hoạt động với Google Workspace

Khi bạn muốn sử dụng ứng dụng của bên thứ ba với Workspace thì cần kết nối với Google Workspace Marketplace. Đây là nơi chứa các ứng dụng thứ 3 mà Google duy trì và cộng tác. Nó bao gồm nhiều loại dịch vụ và phần mềm như: lưu trữ, chữ ký, sao lưu,… với hàng trăm ứng dụng.

Tất nhiên các tài khoản cũng có thể truy cập vào những phần mềm từ bên thứ ba này thông qua đăng nhập và xác thực. Họ sẽ truy cập vào tài khoản Google Workspace sau đó sử dụng các ứng dụng bên thứ ba.

Những lựa chọn có thể thay thế cho Google Workspace

Google luôn tạo ra rất nhiều gói dịch vụ hỗ trợ người dùng, trong đó có Google Workspace. Nếu bạn không muốn dùng Workspace thì có thể thay thế bằng Microsoft 365 từ Microsoft. Nó bao gồm nhiều ứng dụng phổ biến như: Word, Excel, PowerPoint, Teams, Outlook,… Ngoài ra còn một số lựa chọn khác như Zoho Workplace, NextCloud, KolabNow, iWork, LibreOffice,…

Tổng kết về Google Workspace

Tóm lại, Google Workspace là gói dịch vụ của Google bao gồm các ứng dụng như Google Docs, Google Sheet, Google Calendar, Google Slide,…cung cấp cho doanh nghiệp với lượng người dùng lớn có nhiều tính năng tối ưu nhất. BKHOST cung cấp dịch vụ Google Workspace với chi phí tốt nhất. Là đại lý được ủy quyền chính thức bởi GOOGLE CLOUD.Hãy liên hệ ngay với chúng tôi để được tư vấn chi tiết về dịch vụ. ĐĂNG KÝ NGAY!

Chúc các bạn thành công!