Tìm hiểu về giao thức SMTP và cách sử dụng smtp server

SMTP cho phép doanh nghiệp và các tổ chức gửi và nhận Mail một cách đơn giản và hiệu quả, ưu việt hơn hẳn các loại mail miễn phí khác. Ngày nay SMTP đóng vai trò quan trọng cho các doanh nghiệp sử dụng mail hay bất kỳ dịch vụ có sự tham gia của giao thức SMTP để có thể gửi và nhận email. Vậy bạn hiểu SMTP là gì? Và tại sao giao thức SMTP lại đóng vai trò quan trọng như hiện nay? Sau đây tôi sẽ chia sẻ một số kiến thức về SMTP.

SMTP là gì ?

SMTP là viết tắt của Simple Mail Transfer Protocol dịch ra có nghĩa là giao thức truyền tải thư tín đơn giản hóa. Và giao thức này thực hiện nhiệm vụ chính là gửi mail còn việc nhận mail hay truy xuất dữ liệu mail server sẽ có giao thức IMAP hay POP3 đảm nhiệm.

SMTP Server (server dùng để gửi mail) là một dịch vụ cho phép gửi email với số lượng lớn, tốc độ nhanh mà không bị giới hạn như các hòm mail miễn phí của Gmail hoặc mail đi kèm hosting. Nói cách khác các máy chỉ chủ giúp bạn thao tác gửi thư người ta thường gọi là SMTP server chúng thực hiện gửi thư qua giao thức TCP hoặc IP.

Thường thì SMTP thực hiện để hoạt động qua cổng Internet 25 (TCP) nhưng tại châu âu có một phương thức thay thế cho SMTP của gmail được sử dụng rộng rãi gọi là X.400. Song Song với đó có nhiều máy chủ thư điện tử giờ đây đã hỗ trợ giao thức chuyển thư đơn giản mở rộng còn gọi là (ESMTP), giao thức này cho phép các tệp đa phương tiện được gửi dưới dạng e-mail.

Hệ thống mail hay đơn giản chỉ là một Email muốn chuyên nghiệp thì cần phải tìm hiểu về các giao thức mà nó sẽ hỗ trợ vì khi làm việc lâu dài nó sẽ giúp nâng cao hiệu suất công việc nhờ khả năng gửi nhận thư nhanh chóng, nhưng bạn cũng cần phải lưu ý là khả năng đính kèm tập tin và lưu trữ với dung lượng cao sẽ giúp bạn có thêm nhiều lợi thế trong việc sử dụng lâu dài, tiết kiệm thời gian chuyển đổi doanh nghiệp,…

Ngoài giao thức SMTP trong thư điện tử thì những giao thức khác cũng rất quan trọng như IMAP hay POP3 cgiúp bạn có một hệ thống gói email doanh nghiệp toàn diện nhất, chuyên nghiệp tính năng cao.

Giao thức SMTP hoạt động như thế nào?

Việc gửi thông báo được thực hiện bắt đầu bằng việc chuyển thông báo đến một SMTP Server chỉ định. Dựa vào tên miền của địa chỉ e-mail nhận (ví dụ, ‘tenemail.com’), SMTP Server bắt đầu trao đổi liên lạc với một DNS Server mà sẽ tìm kiếm và trả về host name của SMTP Server đích (ví dụ ‘mail.ten-email.com’) cho tên miền đó. Sau cùng SMTP Server đầu tiên trao đổi thông tin trực tiếp với SMTP Server đích thông qua cổng 25 của TCP/IP.

Nếu tên người dùng của địa chỉ e-mail nhận trùng khớp với một trong những tài khoản người dùng được phép trong máy chủ đích. Thì thông báo e-mail gốc cuối cùng sẽ được đưa đến máy chủ này, rồi chỉ chờ người nhận lấy thông báo thông qua một chương trình gửi nhận mail như mail server Outlook chẳng hạn.

Trong trường hợp SMTP Server đầu tiên không thể liên lạc và trao đổi thông tin trực tiếp với máy chủ đích, thì giao thức SMTP có cung cấp các cơ chế để chuyển các thông báo thông qua một hay nhiều SMTP Server chuyển tiếp trung gian. Một máy chủ trung gian sẽ nhận thông báo gốc và sau đó sẽ gửi nó tới máy chủ đích hoặc cũng có thể gửi nó một lần nữa tới một máy chủ trung gian khác. Quá trình này sẽ được thao tác nhiều lần cho đến khi thông báo được chuyển đi hoặc thời gian lưu giữ thông báo hết hạn.

Hướng dẫn cấu hình SMTP để gửi mail

Bạn cần phải cài đặt máy chủ SMTP cho gmail nếu như muốn gửi thư điện tử từ tài khoản Gmail của mình qua những ứng dụng email khác. Cách cài đặt SMTP của mỗi nhà cung cấp dịch vụ email là khác nhau. Vì vậy, người dùng có thể lựa chọn các cách thiết lập SMTP Gmail khác nhau phù hợp với hệ thống thư điện tử của riêng mình.

Vậy làm sao để thiết lập SMTP gmail phù hợp cho riêng mình? Bạn có thể tham khảo các thông số đầy đủ khi cài đặt SMTP Gmail mặc định dưới đây:

• Địa chỉ máy chủ SMTP Gmail là smtp.gmail.com
• Tên người dùng gmail SMTP chính là địa chỉ gmail của khách hàng đó (ví dụ như: example@gmail.com)
• Mật khẩu SMTP gmail cũng là mật khẩu bạn thiết lập.
• Cổng SMTP Gmail (TLS) là 587.
• Cổng SMTP Gmail (SSL) là 465
• Yêu cầu TLS/SSL của Gmail

Hầu hết các website đều có mục gửi mail khi có người liên hệ. Quá trình gửi mail khi có đơn hàng mới là công việc không phải hosting nào cũng cho phép, vì vậy hãy cùng chúng tôi tìm hiểu cách sử dụng SMTP Server để gửi mail theo các bước sau đây nhé!

Bước 1: Lấy thông tin đầy đủ về thiết lập SMTP gmail

Người dùng có thể lấy thông tin cấu hình SMTP dưới đây:

• SMTP Server: smtp.gmail.com
• SMTP Username: Tên đầy đủ của tài khoản Gmail (email address), ví dụ: youremail@gmail.com
• SMTP Password: Mật khẩu Gmail của bạn.
• SMTP Port: 587
• TLS/SSL: Required.

Bước 2: Tạo mật khẩu ứng dụng Gmail

Truy cập vào đường link https://myaccount.google.com/ sau đó tiến hành đăng nhập tài khoản gmail của bạn vào.

Bật xác minh 2 bước trong mục bảo mật (nếu như trạng thái này đang tắt).

Tiếp theo, hãy lấy mật khẩu ứng dụng

Nhấn vào ô chọn ứng dụng.

Chọn mục “Khác (Tên tùy chỉnh)”.

Đặt 1 cái tên bất kỳ, ví dụ điển hình như Gửi Mail SMTP.

Nhấn nút “Tạo”. Lúc này mật khẩu ứng dụng sẽ hiển thị ra, người dùng chỉ cần lưu lại mật khẩu này là có thể sử dụng cấu hình SMTP gmail trên website một cách đơn giản rồi đó.

Bước 3: Tiến hành cài đặt plugins WP mail SMTP

Trước tiên, bạn cần cài đặt và kích hoạt plugin WP Mail SMTP. Sau đó hãy chọn WP Mail SMTP trong mục Cài đặt để mở trong cài đặt plugin.

Chọn Other SMTP trong mục Mailer.

Sau đó điền các thông số như sau:

• Mục SMTP Host hãy điền smtp.gmail.com.
• Encryption: Bạn hãy dùng mã hóa và chọn nó khớp với số port mà mình dùng.
• SMTP Port: Mặc định SMTP Google đó là 465 (cho SSL và 587 cho TSL).
• Authentication: Lựa chọn On vì SMTP authentication cần được kích hoạt.
• SMTP Username: Địa chỉ tài khoản Gmail của bạn người dùng.
• SMTP Password: Mật khẩu ứng dụng Gmail bạn đã tạo được ở Bước 2

Sau khi cấu hình xong, hãy click vào “Save Settings” để lưu lại cài đặt của mình. Sau đó, tiến hành kiểm tra việc gửi mail có thành công hay không.

Trong đó Send To là email để người dùng nhận mail test. Sau khi điền đầy đủ thông tin các bạn bấm Send Test.

Nếu quá trình gửi thành công bạn sẽ nhận được thông báo như sau:” Test HTML email was sent successfully! Please check your inbox to make sure it is delivered.”

Nội dung email test sẽ như sau:

Trên đây là những thông tin cơ bản về giao thức SMTP mà BKHost thu thập được. Hy vọng chúng thực sự hữu ích đối với các bạn trong quá trình đi tìm kiếm câu trả lời thỏa đáng cho các câu hỏi: “SMTP Mail là gì?”, “giao thức SMTP là gì?”. Đừng quên theo dõi các bài viết sau của BKHost để có thêm kiến thức bổ ích khi thiết lập website nhé!