JunkMail | Cách gửi mail không bị đẩy vào Junk Mail

JunkMail được hiểu nôm na là thư rác, nó mang đến cho người nhận các thông tin không cần thiết và thường bị đẩy vào thư mục Spam. Vậy Junk mail là gì? Vì sao mail bị đánh giá là Junk Mail? Phải làm sao khi mail của bạn rơi vào hòm thư Spam của người nhận? Bài viết sau đây BKHOST sẽ giúp bạn giải đáp các thắc mắc trên.

Junk Mail là gì?

Junk Mail là một dạng của Spam Mail được hiểu đơn giản là thư rác, đa phần chỉ các mail chứa thông tin quảng cáo được gửi đến người dùng từ những nguồn mà họ đã tương tác.

Ngoài ra nó còn chứa các thông tin độc hại như virus, mã nguồn độc hại hay thậm chí là mail chứa nội dung nhạy cảm, mang tính đe dọa,…

Để tránh sự phiền hà cũng như bảo đảm sự an toàn cho người dùng khi gặp phải Junk Mail, Google đã thiết lập tính năng nhận diện và đưa Junk Mail vào thư mục Spam. Nhưng đôi khi các mail quan trọng cũng có thể bị nhằm là thư rác và đẩy vào mục Spam bởi tính năng cũng chỉ mang tính chính xác nhất định.

Các thuật ngữ liên quan đến Junk Mail

Những thuật ngữ chuyên dùng về Junk Mail

Sau đây là một số thuật ngữ sẽ giúp bạn hiểu thêm về khái niệm Junk Mail:

Content filters (bộ lọc nội dung)

Content Filters dùng để lọc và kiểm duyệt mail dựa vào nội dung, nhằm xác định xem mail có chứa nội dung rác hay không.

Header filters (bộ lọc tiêu đề)

Header Filters dùng để đánh giá mail dựa vào tiêu đề, nhằm xác định xem mail có chứa các thông tin giả hay không

URL Blacklist:

URL Blacklist là danh sách đen chứa các URL gây nguy hiểm. Khi các website sử dụng nhiều thủ thuật mà Google cấm, hoặc thay đổi domain, nội dung quá nhiều sẽ dẫn đến việc bị khóa URL và mail sẽ bị chuyển vào thư mục Spam Mail.

IP BlackList:

IP Blacklist là danh sách đen dùng để chứa các IP nguy hiểm hoặc các IP gửi mail spam với số lượng lớn. Để ra khỏi danh sách này, bạn phải liên hệ với tổ chức chống Spam để được hỗ trợ.

Nguyên nhân email bị chuyển đến Junk Mail

Các lỗi cơ bản khiến mail trở thành Junk Mail

Một trong số các nguyên nhân dẫn đến tình trạng mail bình thường thậm chí là các mail quan trọng vẫn bị đưa vào thư mục Spam đó là hệ thống lọc mail hoạt động không đủ chính xác mà chỉ mang tính tương đối. Nó lọc dựa vào các từ khóa trong mail như “Miễn phí”, “Thu nhập”, “Thương mại”,… và các yếu tố khác như “Kích thước hình ảnh quá lớn”, “Sử dụng nhiều font chữ khác nhau”, “Nội dung chứa nhiều ký tự đặc biệt”,… những mail có chứa các thông tin trên vô tình sẽ bị đánh giá là Junk Mail và đẩy vào thư mục spam.

Ngoài ra, việc gửi mail cùng lúc vào nhiều địa chỉ mail trên cùng server sẽ khiến hệ thống hiểu lầm bạn đang spam mail và IP có thể bị liệt vào Danh sách đen.

Bộ lọc mail sẽ được cập nhật hằng ngày dựa vào các mail mà người dùng báo cáo, do đó tiêu chí duyệt mail sẽ ngày càng khắt khe và mail có nguy cơ liệt vào mail spam nhiều hơn.

Để tránh tình trạng các mail quan trọng trở thành Junk Mail, chúng ta hãy cùng điểm qua các nguyên nhân dưới đây để hạn chế việc mail bị đẩy vào thư mục spam.

IP của mail server bị liệt vào danh sách Blacklist

Đảm bảo IP của mail không nằm trong Blacklist

Để kiểm tra xem địa chỉ IP mail mà bạn đang dùng có nằm trong Blacklist hay không, bạn có thể truy cập địa chỉ sau đây:

https://mxtoolbox.com/blacklists.aspx

Nếu trạng thái IP của bạn là LISTED có nghĩa là IP mail của bạn đã nằm trong Blacklist, lúc này mail bạn gửi đi sẽ bị đẩy vào mục Spam. Nếu muốn gỡ IP khỏi danh sách đen thì bạn cần tìm hiểu các tiêu chí và liên hệ với tổ chức chống spam để đưa IP ra khỏi danh sách.

Chưa trỏ PTR record

PTR Record còn gọi là Reverse DNS, là một dạng bản ghi của DNS (Domain name system) dùng để trỏ một địa chỉ IP đến một tên miền. Việc trỏ PTR record nhằm tăng độ tin cậy của server, giúp xác thực được IP của các hostname gửi đến mail server từ đó hạn chế các mail rác.

Để kiểm tra mail server của bạn đã trỏ PTR record hay chưa, bạn có thể truy cập vào đường dẫn: https://intodns.com/

Khi mail server xuất hiện biểu tượng (!) nghĩa là mail server của bạn chưa được trỏ vào PTR record. Bạn cần thực hiện trỏ PTR record để tránh tình trạng mail của bạn bị đẩy vào hòm thư spam.

Chưa cấu hình SPF record

SPF record cũng là một dạng bản ghi của của hệ thống DNS, dùng để xác minh xem mail server có quyền gửi mail trên domain của bạn hay không. Mục đích là tránh việc các spammer gửi tin rác từ domain của bạn.

Do đó, để không bị liệt vào mail spam hoặc giả mạo bạn cần cấu hình một bản ghi SPF để ủy quyền gửi mail cũng như tăng độ tin cậy cho mail server.

Để kiểm tra xem domain đã được cấu hình bản ghi TXT SPF hay chưa, bạn có thể truy cập vào địa chỉ sau đây: https://mxtoolbox.com/

Chưa cấu hình DKIM

DKIM là từ viết tắt của Domainkeys Identified Mail, dùng để xác thực mức độ tin cậy của mail thông qua chữ ký số giúp nhận diện được mail giả mạo. Mục đích là để liệt kê thông tin cụ thể của domain, domain là giả mạo hay thật, đã được ủy quyền từ mail server hay chưa,… từ đó ngăn chặn được các email giả mạo, độc hại.

Có thể kiểm tra cấu hình DKIM bằng cách gửi mail cho Gmail

Tuy DKIM không phải là một phương thức chống spam, nhưng nó lại là phương thức mang tính xác thực thông tin cao như: Địa chỉ gửi mail, domain,… Vì thế cần cấu hình DKIM để mail không bị đánh giá là giả mạo.

Để kiểm tra xem bạn đã cấu hình DKIM hay chưa, bạn gửi mail đến Gmail, tại mail bạn đã gửi chỉ cần kiểm tra thông tin ở header.

Một số nội dung khiến mail của bạn bị đánh giá là Junk Mail:

Nội dung chứa thông tin nhạy cảm, ảnh hưởng đến danh dự cá nhân hay tổ chức.
Chứa những từ khóa mang tính chất marketing như: Tư vấn miễn phí, 100% miễn phí, Hoàn tiền, Mua ngay,…
Sử dụng các ngôn từ khiêu khích, tục tỉu.
Nội dung mang tính chất khiêu dâm
Đề cập đến vấn đề chính trị.
Nội dung chứa thông tin liên quan đến sex.
Nội dung mang mục đích quảng cáo, PR sản phẩm.
Mua bán bất động sản.
Nội dung mang tính chất dụ dỗ, lừa đảo.

Mail của bạn bị đánh dấu SPAM

Bằng lý do nào đó mà người nhận mail đánh dấu mail của bạn thuộc Junk Mail và bị đẩy vào mục Spam, thì các mail tiếp theo bạn gửi cho họ cũng sẽ vào hòm thư Spam. Trong trường hợp có nhiều người đánh dấu bạn là Junk Mail thì IP của bạn có thể bị liệt kê vào Blacklist.

Mail của bạn bị chiếm quyền

Nếu không may người dùng bị mất password hoặc bị hacker chiếm hữu quyền sử dụng mail. IP của mail server nguy cơ rơi vào Blacklist nếu những hacker sử dụng mail vào các mục đích xấu hoặc gửi mail spam hàng loạt. Để tránh tình trạng này, bạn cần cài đặt các module để hỗ trợ cho việc bảo mật của mail server, webmail,… hạn chế sự chiếm dụng mail từ các hacker.

Mail của bạn gửi nhầm vào địa chỉ của các tổ chức Spam

Có thể bạn chưa biết nhưng các tổ chức Spam luôn tạo ra hàng loạt các mail bẫy, nếu không may bạn gửi nhầm vào các mail này thì IP của bạn sẽ rơi vào Blacklist ngay lập tức. Lúc này bạn chỉ còn cách chi tiền cho các tổ chức Spam để gỡ IP ra khỏi Blacklist.

Các IP trong range thực hiện SPAM mail

Khi các IP khác trong cùng một range của bạn thực hiện hành động spam mail với số lượng lớn và bị đưa vào Blacklist, thì IP của bạn dù không nằm trong Blacklist nhưng cũng sẽ bị các tổ chức chống Spam lock luôn IP của bạn.

Mail server của bạn không cấu hình

Trong một số trường hợp, dù không cấu hình Mail server bạn vẫn có thể gửi mail. Tuy nhiên, hành động này lại mang nhiều rủi ro về mặt an toàn và sử dụng dữ liệu, kèm theo đó là nguy cơ cao email bị đánh giá là Junk Mail.

Có rất nhiều trường hợp cảm thấy cấu hình cho mail tốn thời gian và rắc rối, nên đa phần họ chỉ gửi mail là xong, nếu may mắn thì mail sẽ vào phần inbox của người nhận nhưng rủi ro vào mục spam là rất cao do bộ lọc mail càng ngày càng siết chặt. Do đó, nếu như bạn là người sử dụng mail thường xuyên hãy đảm bảo rằng luôn cấu hình cho mail dù cách cơ bản nhất để tránh tình trạng bị đánh giá là Junk mail.

Hướng dẫn cách gửi Mail không bị đẩy vào Spam Mail

Thông qua các thông tin ở trên bạn đã hiểu được Junk mail là gì cũng như các nguyên nhân khiến cho mail của bạn vào thư mục Spam. Sau đây là một số lưu ý nhỏ để giúp bạn tránh được tình trạng bị đánh giá là Junk mail:

Không sử dụng địa chỉ mail gửi đi giống với địa chỉ mail của người nhận.
Không gửi một email chỉ chứa toàn hình ảnh, hãy chú ý đến nội dung, cách trình bày, không được viết hoa toàn bộ nội dung.
Chú ý các đường link đính kèm trong mail, đảm bảo các đường link đó không bị đánh giá là độc hại hoặc có nguy cơ gây hại đến người nhận. Để an toàn bạn nên để đường link ở dạng text.
Không nên đính kèm đoạn code, video hay Javascript vào trong mail.
Gửi thử nghiệm mail trước khi gửi cho người khác để kiểm tra xem có chứa nội dung có nằm trong bộ lọc của Junk Mail hay không
Không được copy paste nội dung từ Word, Excel hay các nguồn khác mà không có chỉnh sửa.
Không để tiêu đề và nội dung giống nhau.

Tổng kết về Junk Mail

Hy vọng qua bài viết này, bạn đã hiểu thế nào là Junk Mail, nguyên nhân và cách mail của bạn không bị đẩy vào thư mục Spam.

Nếu bạn còn bất cứ thắc mắc nào liên quan đến JunkMail, hãy để lại bình luận ở bên dưới, BKHOST sẽ trả lời bạn trong thời gian sớm nhất.

P/s: Bạn cũng có thể truy cập vào Blog của BKHOST để đọc thêm các bài viết chia sẻ kinh nghiệm quản trị email, domain, hosting, vps, server… Chúc các bạn thành công!