Tổng đài VoIP là gì? Cách thức hoạt động của hệ thống VoIP

VoIP là gì?

VoIP là gì – Voip là viết tắt của Voice over Internet Protocol là phương thức truyền thông sử dụng giao thức TCP/IP dựa trên cơ sở hạ tầng sẵn có của mạng lưới hệ thống Internet.

• Phương thức truyền thông này ra đời dựa trên kỹ thuật chuyển mạch gói, thay thế công nghệ truyền trong hệ thống điện thoại cũ dùng chuyển mạch kênh. Giống với hình thức gửi và nhận mail, phần mềm hay dữ liệu, hệ thống VoIP cũng chia nhỏ tín hiệu thoại thành các gói dữ liệu rồi gửi đi, sau đó mới ráp lại trước khi đến được tai người nghe.
• Hệ thống VoIP cũng có thể ghép nhiều kênh thoại trên cùng một đường tín hiệu truyền qua mạng, điều này giúp tiết kiệm được một khoản chi phí so với cách gọi điện thoại thông thường.
• Nhờ đây, chúng ta cũng đã ứng dụng điện thoại VoIP để thiết kế tổng đài điện thoại, cắt giảm thêm một khoản phí so với việc phải lắp tổng đài nội bộ như trước.

Điện thoại VoIP là gì?

Điện thoại Voip cho phép người sử dụng thực hiện các cuộc gọi kết nối tới bất kì điện thoại nào cũng sử dụng phần mềm.

Sử dụng công nghệ tiếng nói qua IP VoIP tiên tiến nhất, giọng nói của bạn khi qua điện thoại sẽ được truyền dẫn đi nhờ mạng Internet thay vì truyền qua hệ thống PSTN cũ.

Điện thoại VoIP vừa đồng thời có thể chỉ sử dụng phần mềm đơn giản, nhưng nó cũng có thể phức tạp hơn khi sử dụng các phần cứng nhưng nhìn về cơ bản chẳng khác gì một chiếc điện thoại bình thường.

Trên thực tế ngày nay, bạn có thể thấy được ứng dụng rất nhiều công nghệ VoIP như: các ứng dụng Freecall, messenger như Zalo, Skype, Viber,…

Điện thoại VoIP hỗ trợ và cho phép:

• Hiển thị số người gọi đến.
• Đặt cuộc gọi chờ (call park).
• Chuyển tiếp hoặc giữ cuộc gọi.

Công nghệ VoIP là gì?

Thông qua định nghĩa về VoIP – Voice over Internet Protocoln thì thuật ngữ công nghệ VoIP không còn khó để giải thích. Đó chính là công nghệ truyền tải giọng nói trên giao thức IP, công nghệ truyền tiếng nói của con người qua mạng thông tin sử dụng bộ giao thức TCP/IP.

Công nghệ VoIP sử dụng các gói dữ liệu IP và các thông tin truyền tải là những mã hóa của âm thanh.

Phương thức hoạt động của VoIP

Từng bước và cách thức hoạt động của VoIP: ban đầu các dữ liệu về âm thanh sẽ được số hóa chuyển thành dữ liệu từ đầu gọi, đến đầu nghe chúng lại được chuyển về dưới dạng âm thanh. Mỗi khi bạn nói và loa hay ống nghe gọi, bạn đã tạo ra tín hiệu điện từ, đó được gọi là tín hiệu tương tự. Tín hiệu này sau đó được chuyển sang tín hiệu số nhờ những thuật toán, những tín hiệu khác nhau có cách chuyển đôi khác nhau, âm thanh được số hóa đóng thành các gói tin và gửi qua mạng IP

Trong quá trình hoạt động thì việc chia nhỏ thông tin là rất quan trọng, qua định nghĩa VoIP bạn có thể thấy chúng hoạt động một cách đơn giản nhưng trên thực tế để có gửi được âm thanh, những thông tin cần được tách, phân chia thành các gói dữ liệu để dễ dàng hơn cho việc gửi đi, và có thể dùng đến cả kỹ thuật nén gói để tiết kiệm băng thông qua CODEC(Compressor/DECompressor).

Ưu nhược điểm của hệ thống VoIP

Tất nhiên là trong quá trình hoạt động, công nghệ nào cũng sẽ có những điểm mạnh điểm yếu nhất định, vậy thì điểm mạnh/yếu của hệ thống VoIP là gì?

Ưu điểm

• VoIP có thể dễ dàng cài đặt và bảo trì

Để cài đặt sau đó là các quá trình kiểm tra, tu sửa thì sẽ không đòi hỏi thêm các thiết bị phần cứng, dây cáp nào nữa. Những điều bạn cần là có mạng Internet, có máy tính và tài nghe tổng đài. Việc này không đòi hỏi bạn phải có quá nhiều kiến thức, am hiểu để có thể lắp đặt và bảo trì hệ thống.

Lợi ích đi kèm theo đó là bạn đã có thể tiết kiệm được thêm một khoản chi phí. Thông thường các công ty thường phải tốn nhiều chi phí cho hạ tầng, thiết bị phần cứng, phụ thuộc hệ thống cáp được kéo sẵn và cần có hẳn riêng một kỹ sư quản lý thiết bị này.

• Đầu số điện thoại linh động

Đầu số điện thoại VoIP được coi là số ảo, chỉ cần bạn có mạng là lúc nào cũng có thể nhận và gọi.

Ngày này, có rất nhiều công việc freelancer, làm từ xa, hay đối với những người phải di chuyển liên tục thì họ luôn sử dụng các ứng dụng kết nối từ xa này để đảm bảo cho công việc. Điều này đóng góp to lớn vô cùng vào hoạt động và sự ổn định của công ty.

• Chức năng tổng đài đa dạng

Các chức năng nâng cao cho phép bạn thiết lập riêng cho tổng đài của công ty mình, bao gồm có: cài đặt lời chào, thông báo, hướng cuộc gọi đến từng bộ phân riêng, chuyển tiếp cuộc gọi sang số khác,…

• Nâng cao hiệu suất và quản lý

Nếu bạn vẫn đang thắc mắc công nghệ VoIP là gì, thì đó là là một công nghệ gắn liền với các nền tảng, phần mềm, ứng dụng nghe gọi hỗ trợ nâng cao hiệu suất công việc, có thể tự động lưu trữ dữ liệu cuộc gọi nhằm mục đích phục vụ quản lý. Cũng như khi bạn quản lý, muốn dữ liệu website được lưu trữ thì bạn cần thuê web hosting cho website đó. VoIP cũng cho phép bạn truy cập dữ liệu bất kì khi nào muốn, cải thiện hơn rất nhiều so với trước đây các doanh nghiệp không thể nà kiểm soát hay nắm bắt được dữ liệu cuộc gọi.

Chức năng chính của VoIP vẫn là để gọi điện và nhận cuộc gọi tới. VoIP luôn được tích hợp sẵn với các phần mềm hiện đại bây giờ nhằm ngày một cải tiến tốt hơn cho mục đích liên lạc, xây dựng hệ thống thông minh hơn.

• Cho phép tích hợp với các phần mềm quản trị như CRM, HRM,…

Nhược điểm

• Dịch vụ VoIP yêu cầu bạn cần có một đường truyền Internet ổn định, tốc độ cao thì mới có thể đảm bảo được tín hiệu đi và đến rõ ràng, sử dụng được nhiều tiện ích hơn. Để làm được như vậy thì bạn có thể sử dụng thông qua các công cụ như Cable modem thông qua truyền hình cáp TV, FiOS (Fiber Optic Service), T1, DSL (Digital subscriber line)… dùng qua wifi sẽ ổn định hơn. Bạn cũng phải sở hữu thiết bịđịnh tuyến VoIP (VoIP adapter), đóng vai trò của một ATA (Analog Teminal Adapter) hoặc một thẻ VOIP để giúp công ty bạn dùng SIP trunks.
• Chất lượng thoại còn bị ảnh hưởng bởi kỹ thuật nén (được dùng khi muốn tiết kiệm dung lượng đường truyền). Nén dung lượng xuống càng thấp đòi hỏi kỹ thuật càng phức tạp mà chất lượng lại không cao, tốn thời gian xử lý.
• Bị vọng tiếng: từ nhược điểm ngay bên trên (nén dung lượng) sẽ gây ra độ trễ cho hệ thống VoIP, việc này có vẻ không ảnh hưởng gì tới mạng thoại nhưng với IP thì là cả vấn đề, chắc chắn bạn sẽ khó chịu nếu liên tục phải nghe lại các tiếng vọng khi nói chuyện.
• Kỹ thuật phức tạp: Truyền tín hiệu theo thời gian thực hiện mạng chuyển mạch gói là điều rất khó để làm do mất gói trong mạng là không thể tránh được. Độ trễ không cố định trong tất cả các gói tin khi truyền trên mạng. Dịch vụ thoại được gọi là ổn nếu đáp ứng đủ các yêu cầu kĩ thuật nén khắt khe như sau: tỉ số nén lớn (để giảm được tốc độ bit xuống), khả năng suy đoán và tạo lại thông tin của các gói thông tin bị thất lạc, tốc độ xử ý các bộ Codec (Coder and decoder) phải nhanh thì cuộc gọi mới không bị gián đoạn, cơ sở hạ tầng mạng cần được cập nhật các công nghệ mới như: Frame-Relay, MPLS, QoS…
• Việc chỉ có chức năng nghe gọi giờ đây lại trở thành hạn chế của VoIP khi mà máy tính cùng lúc chạy rất nhiều chương trình và phần mềm và vì thế, sử dụng máy tính cũng có thể ảnh hưởng việc nghe gọi, hiệu suất máy tính thấp vì quá tải, chất lượng cuộc gọi giảm theo hoặc có khi chẳng thể nhận cuộc gói hay cho phép gọi đi.
• Internet thường dễ gặp các vấn đề về bảo mật, nên ở mức độ nào đó hệ thống VoIP có tính bảo mật kém hơn điện thoại bàn thông thường.

Dịch vụ VoIP ở Việt Nam

• Dịch vụ VoIP là gì và ứng dụng thực thế như thế nào ở Việt Nam? Hay cùng đi tìm lời giải đáp ngay trong mục này cùng BKHOST
• Dịch vụ VOIP tại Việt Nam có các gói dịch vụ như: gọi 171 (VNPT), 177 (SPT), 178 (Viettel), 175 (VISHIPEL).
• Trong đó với một vài dịch vụ bạn chỉ cần kết nối đến điện thoại bàn còn một vài dịch vụ thì yêu cầu cần sử dụng đường truyền Internet mới được. Khi sử dụng dịch vụ VoIP của các công ty viễn thông, bạn có thể gọi bằng cách thêm đầu số trước các số điện thoại chính như cách gọi thông thường.

Ví dụ: gọi VoIP đến số máy 08 12345678 sử dụng dịch vụ của VNPT, cấu trúc gọi: 171 08 12345678; sử dụng dịch vụ Viettel: 178 08 12345678, của SPT: 177 08 12345678, của EVN: 179 08 12345678. Thông thường dịch vụ này tiện lợi nhất là sử dụng để gọi liên tỉnh, còn đối với các cuộc gọi quốc tế với giá cước cao thì phần lớn được thực hiện qua mạng Internet.

Để gọi trực tiếp qua đường truyền Internet miễn phí gọi, hiện nay đã rất phổ biến và là hình thức gọi chính bây giờ. Chỉ cần thông qua các phần mềm như SkypeOut, HangOut,… có thể cho phép gọi đến bất kì số điện thoại, cá nhân nào cả trong và ngoài nước.

Thông qua bài viết này, BKHOST mong muốn cung cấp đầy đủ các thông tin về VoIP là gì, hệ thống VoIP và cả các ưu nhược điểm của công nghệ này. Hãy đón đọc thêm nhiều bài viết khác nữa trên blog của BKHOST nhé!