Microsoft Outlook là gì? Các tính năng nổi bật của MS Outlook

Microsoft Outlook là một phần mềm quản lý các thông tin cá nhân của Microsoft được sử dụng rộng rãi tại các cơ quan, doanh nghiệp trên toàn thế giới. Phần mềm này có những tính năng vượt trội như thế nào? Hãy cùng theo dõi bài viết dưới đây của BKHOST để tìm ra câu trả lời nhé!

Microsoft Outlook là gì?

Microsoft Outlook là phần mềm quản lý thông tin cá nhân của Microsoft và là một phần trong bộ ứng dụng văn phòng Microsoft Office. Trong đó, Outlook giống như một phần mềm độc lập hoặc phần mềm đa người dùng thực hiện nhiệm vụ cung cấp một số tính năng hỗ trợ như liên hệ truy cập, lịch Email và quản lý tác vụ. Không chỉ là một ứng dụng hoạt động độc lập mà Microsoft Outlook còn là một phần của bộ Microsoft và Office 365 hay Microsoft Excel và PowerPoint. 

Ngoài ra, Microsoft Outlook được tích hợp với Microsoft SharePoint giúp chia sẻ tài liệu, ghi chú dự án hay thực hiện các công việc cộng tác dễ dàng hơn. Các tính năng của phiên bản Outlook miễn phí dựa trên trình duyệt sẽ hạn chế hơn phù hợp với người dùng không muốn đăng ký Microsoft 365.

Các tính năng của Microsoft Outlook

Outlook có các tính năng như dịch vụ Email, tìm kiếm Email, gắn cờ, mã hóa màu, xem trước, lên lịch và hỗ trợ giao tiếp cuộc họp. Ngoài ra, còn cung cấp 99 GB dữ liệu lưu trữ cùng với tính năng trả lời tự động linh hoạt.

Một số tính năng bổ sung của Outlook như:

• Cho phép chia sẻ lịch để tham khảo ý kiến cuộc họp từ đồng nghiệp.
• @mention là cấu trúc @ + tên cho phép thêm người dùng mong muốn vào danh sách Email hoặc đề cập và thông báo cho người dùng đó.
• Hỗ trợ lên lịch Email trước thời hạn và chọn thời điểm gửi.
• Tính năng Quick Parts cho phép sao chép văn bản Email và chèn vào các tin nhắn bất kỳ trong tương lai phù hợp với người dùng phải gửi nhiều Email cùng một lúc.
• Thông báo về các Email mới nhanh chóng hơn.
• Cho phép xóa các tin nhắn trong cuộc trò chuyện.
• Tính năng nhắc nhở tệp đính kèm nếu người dùng quên chúng trước khi gửi Email.
• Tính năng dọn dẹp giúp xóa các tin nhắn đã đọc và giữ lại các tin nhắn mới.
• Tự động cập nhật các lịch cụ thể như đặt chỗ máy bay, xe du lịch hoặc  thuê khách sạn.

Các tổ hợp phím tắt hữu ích như:

• CTRL + 1 dùng để chuyển thư.
• CTRL + 2 dùng để chuyển lịch.
• CTRL + 3 dùng để chuyển danh bạ.
• CTRL + SHIFT + A giúp tạo các cuộc hẹn mới.
• ALT + S dùng để gửi tin nhắn.
• CTRL +R dùng để trả lời thư.

Lịch sử phiên bản Outlook

Năm 1997, nhà cung cấp đã cho ra mắt phần mềm Outlook và được Microsoft tiến hành cập nhật các phiên bản ứng dụng Email mới với nhiều tính năng cao cấp hơn: 

Các phiên bản Outlook phổ biến nhất như:

• Phiên bản Outlook 2002 có nhiều tính năng như tự động hoàn thành địa chỉ Email, lịch biểu nhóm, danh mục lịch màu, tích hợp MSN Messenger và lời nhắc cần thiết.
• Phiên bản Outlook 2003 được bổ sung thêm một số tính năng như chế độ Cache Exchange, cờ màu, lọc Email thư rác, cảnh báo và tìm kiếm thư mục. 
• Phiên bản Outlook 2007 cho phép xem trước tệp đính kèm, cải thiện khả năng lọc thư rác, ngăn chặn Phishing và hỗ trợ chia sẻ lịch Email. 
• Phiên bản Outlook 2010 có khả năng nhắc nhở một Email gửi đi chưa có chủ đề hay hỗ trợ nhiều tài khoản Microsoft Exchange trong Outlook. Ngoài ra, phiên bản này còn cho phép lên lịch cuộc họp, trả lời Email và kiểm tra nội dung văn bản. 
• Phiên bản Outlook 2019 bao gồm các tính năng như hộp thư đến tập trung, tự động tải xuống tệp đính kèm trên đám mây và sắp xếp Email một cách hợp lý.

Microsoft hiện đã được sử dụng thay cho một số ứng dụng như Windows 10 Mail, Calendar, ứng dụng khách Win 32 Outlook dành cho Windows và Mac. 

Phiên bản tiếp theo của Microsoft Outlook có thể được tích hợp bởi Outlook và Teams cho phép người dùng sử dụng các tính năng có sẵn. 

Tổng kết

Bài viết trên là một vài thông tin cơ bản về Microsoft Outlook mà chúng tôi muốn gửi đến bạn đọc. Nếu bạn muốn sử dụng một phiên bản nâng cấp hơn của email để thuận tiện cho công việc thì đây sẽ là lựa chọn tốt nhất. Việc sử dụng Outlook rất đơn giản nên bạn không cần phải lo gặp khó khăn trong lúc thao tác. Hãy tự mình sử dụng để xem công cụ này tiện dụng thế nào nhé.

Nếu bạn bất cứ câu hỏi nào liên quan đến Microsoft Outlook hoặc muốn tìm hiểu thêm những vấn đề khác của Microsoft , hãy để lại ở bên bình luận bên dưới, BKHOST sẽ trả lời bạn trong thời gian sớm nhất.

P/s: Bạn cũng có thể truy cập vào Blog của BKHOST để đọc thêm các bài viết chia sẻ kiến thức về lập trình, quản trị mạng, website, domain, hosting, vps, server, email,… Chúc bạn thành công.