Cloud ERP là gì? Giải pháp Cloud ERP đem lại lợi ích gì?

Công nghệ phát triển đã mở ra nhiều cơ hội để các doanh nghiệp chạy các ứng dụng và phần mềm trên Cloud. Giải pháp đám mây là một lựa chọn hoàn hảo để họ mở rộng quy mô, giảm thiểu quản lý CNTT, gia tăng tốc độ truy cập… Trong bài viết này BKHOST đề cập tới Cloud ERP và những lợi ích mà nó mang lại cho doanh nghiệp của bạn.

Cloud ERP là gì?

Điện toán đám mây không chỉ mang đến khả năng mở rộng cho doanh nghiệp mà còn tăng độ nhanh nhẹn và tiết kiệm tiền bạc, thời gian. Với ưu điểm đó mà nó được đón nhận nhiệt tình nhất là với các công ty đang có sự chuyển đổi kỹ thuật số ví như triển khai giải pháp phần mềm ERP (hoạch định nguồn lực doanh nghiệp).

Để cạnh tranh trong môi trường kinh doanh ngày nay doanh nghiệp cần sử dụng hệ thống ERP. Phần mềm này cho phép họ quản lý thông tin trong tổ chức một cách rõ ràng, khoa học. Khi công nghệ phát triển và trở nên phổ biến thì việc chuyển đổi từ On-Premise ERP sang Cloud ERP là một lựa chọn thông minh. Vậy đặc trưng cũng như sự khác biệt giữa On-Premise ERP và Cloud ERP là gì? Câu trả lời sẽ có ở phần sau của bài viết này!

Cloud ERP hoạt động như thế nào?

Muốn sử dụng Cloud ERP các tổ chức phải trả phí cho nơi tạo ra nó. Người dùng sẽ truy cập phần mềm trực tuyến thông qua một server của nhà cung cấp. Và tất nhiên việc chịu trách nhiệm về sự an toàn, bảo mật và toàn vẹn của dữ liệu cũng như vấn đề về cơ sở hạ tầng, update, sao lưu…thuộc về nhà cung cấp phần mềm.

Khi dùng server dựa trên đám mây các công ty được phép lưu trữ những ứng dụng của họ bên ngoài để tiết kiệm tiền bạc. Họ được phép sao lưu dữ liệu liên tục và chi trả khoản phí cho những tài nguyên đã được tiêu thụ. Với những tổ chức đang có ý định mở rộng quy mô hoạt động thì Cloud ERP là một giải pháp lý tưởng. Nó sẽ giúp họ kết nối với vô số khách hàng ở trên toàn cầu một cách nhanh chóng.

Cloud ERP mang lại lợi ích gì?

Hơn ai hết các doanh nghiệp hiểu rõ những lợi ích mà Cloud ERP mang lại cho họ. Dưới đây là tổng hợp những điểm nổi bật nhất chỉ có ở Cloud ERP:

• Chức năng phần mềm: Bên cạnh nâng cấp, cập nhật liên tục phần mềm ERP thì môi trường Cloud còn dễ dàng thêm nhiều người vào hệ thống trong vòng 1 nốt nhạc. Điều này sẽ giúp doanh nghiệp mở rộng quy mô hoạt động nhanh trong nước lẫn nước ngoài.
• Triển khai kỹ thuật: Vì không cần cơ sở hạ tầng tại chỗ nên Cloud ERP sẽ được triển khai và thực hiện đơn giản, nhanh và ít tốn kém.
• Chi phí rẻ hơn On-Premise ERP: Nhà cung cấp sẽ chịu trách nhiệm bảo trì, nâng cấp và các vấn đề liên quan nên Cloud ERP giúp doanh nghiệp tiết kiệm kha khá chi phí.

Cloud Private (riêng tư) hay Public (công khai)

Private và Public là hai tùy chọn đi kèm với môi trường Cloud. Trường hợp Cloud Private thì trách nhiệm bảo trì, quản lý và cập nhật dữ liệu thuộc về một công ty vì tất cả dữ liệu đều được lưu trữ ở mạng nội bộ công ty. Như vậy nếu trải qua một thời gian dài thì vấn đề nâng cấp và thay thế server sẽ rất tốn kém. Tuy nhiên nhiều doanh nghiệp lại ưa chuộng Loud Private vì tính bảo mật cao.

Trường hợp bạn dùng Cloud Public thì lợi ích nhận được đó là bạn không chịu trách nhiệm về bất cứ quản lý nào. Trung tâm dữ liệu sẽ được nhà cung cấp duy trì, nâng cấp, cập nhật. Các doanh nghiệp nhỏ lựa chọn Cloud Public vì giảm tiến hành thử nghiệm đồng thời các sản phẩm mới được triển khai nhanh. Nếu tài nguyên của bạn bị tấn công thì nhà cung cấp sẽ có kế hoạch để bảo vêh và khôi phục thảm họa.

Khái niệm On-Premise ERP

On-Premise ERP là phần mềm được các tổ chức bỏ một số tiền để được cấp giấy phép và sử dụng trên server của công ty. Với những doanh nghiệp có những dữ liệu bí mật hoặc hoạt động trong các ngành được quản lý chặt chẽ thì họ thường ưu tiên dùng On-Premise ERP. Server nội bộ sẽ giúp họ bảo mật thông tin nhạy cảm trước sự nhòm ngó của kẻ xấu.

Đặc trưng của On-Premise ERP

• Chức năng phần mềm: On-Premise ERP chỉ được cập nhật khi được yêu cầu vì thế mà việc cung cấp khả năng mở rộng cho doanh nghiệp có phần hạn chế. Doanh nghiệp nào muốn mở rộng để phát triển bắt buộc phải đầu tư tài nguyên, tiền bạc.
• Triển khai kỹ thuật: Cài đặt On-Premise ERP không phụ thuộc vào mạng yếu hay chậm, đáng tin hay không đáng tin. Tuy nhiên So với Cloud ERP thì On-Premise ERP triển khai và thực hiện chậm hơn và khi cần bảo trì server thì phải nhờ tới các chuyên gia.
• Chi phí đắt hơn Cloud ERP: Để mua và triển khai On-Premise ERP doanh nghiệp phải bỏ ra số tiền khá lớn. Đặc biệt những phí như quản lý an ninh, thay thế server, bảo trì…doanh nghiệp cũng phải chi trả.

Làm thế nào để chọn ERP phù hợp?

Khi một tổ chức lựa chọn giữa On-Premise ERP và Cloud ERP phải căn cứ vào nhiều yếu tố. Chi phí không phải là điều mấu chốt và duy nhất. Một số khía cạnh sau bạn cần nên xem xét và đánh giá:

• Băng thông: Cần tìm hiểu và nhận định được khả năng, tốc độ kết nối Internet và cơ sở hạ tầng của tổ chức.
• Kế hoạch tăng trưởng: Nắm rõ chiến lược kinh doanh và kế hoạch mở rộng, phát triển trong tương lai của doanh nghiệp.
• Nhân viên: Xem xét trình độ cũng như kỹ năng CNTT của nhân sự trong công ty.
• Ngân sách: Thống kê tình hình tài chính để có sự lựa chọn tốt và phù hợp nhất. Quan tâm đến phương án thanh toán và thuế.
• Mức độ sử dụng tài nguyên: Cloud ERP sử dụng ít tài nguyên nên nó tạo sức hút lớn với các tổ chức.
• Triển khai phức tạp: Một hoặc nhiều người có thể thuê phần mềm dựa trên đám mây. Thiết lập này tạo điều kiện để triển khai phức tạp các hệ thống nhất là với những hệ thống cần bảo mật cao.
• Kiểm soát dữ liệu: Những giải pháp tại chỗ là lựa chọn lý tưởng cho các tổ chức coi trọng vấn đề kiểm soát dữ liệu hoặc khi họ làm việc với kết nối Internet không ổn định, không đáng tin cậy.

So sánh On-Premise ERP và Cloud ERP

Để có quyết định sáng suốt về việc lựa chọn hệ thống On-Premise ERP hay Cloud ERP bạn cần tìm hiểu kỹ lưỡng. Bảng so sánh sau phần nào sẽ cho bạn một ý tưởng rõ ràng:

Bảo mật Cloud ERP

Bất chấp những quan niệm về Cloud ERP thiếu an toàn các nhà cung cấp phần mềm vẫn tập trung sức lực và trí tuệ để cung cấp sản phẩm được bảo mật theo tiêu chuẩn quốc tế. Thế nhưng thực tế cho thấy để Cloud ERP được bảo mật tuyệt đối cần có hệ thống quản lý CNTT chất lượng cao.

Do sự hạn chế của On-Premise ERP mà hàng năm có rất nhiều công ty chuyển sang dùng Cloud ERP. Bên cạnh đó có một số công ty lại lựa chọn giải pháp kết hợp giữa Cloud và tại chỗ để tránh sự can thiệp của bên thứ ba.

Tóm lại tối ưu hóa chi phí từ môi trường Cloud là một điều hấp dẫn thu hút các tổ chức, doanh nghiệp. Trong tương lai Cloud ERP sẽ là lựa chọn duy nhất khi nó giải quyết trọn vẹn vấn đề bảo mật.

Điểm mấu chốt về hệ thống ERP

Quyết định sử dụng hệ thống ERP nào thuộc về ban lãnh đạo của công ty và mục tiêu tương lai mà họ hướng đến. Với các doanh nghiệp lớn họ sẵn sàng đầu từ On-Premise ERP để nắm giữ quyền kiểm soát và đảm bảo an toàn dữ liệu. Với những doanh nghiệp có ngân sách hạn hẹp thì việc dùng Cloud ERP sẽ giúp họ tiết kiệm thời gian, tiền bạc.

Dù On-Premise ERP hay Cloud ERP thì để kinh doanh hiệu quả, thành công đòi hỏi phải có hệ thống sinh thái dữ liệu lành mạnh và năng động. Mặt khác một cơ sở hạ tầng tốt, đáng tin cậy là yếu tố cần thiết để lưu trữ, chuyển đổi dữ liệu, truyền file nhanh, an toàn và giúp doanh nghiệp mở rộng quy mô hoạt động.

Tổng kết