Hướng dẫn cách tạo chữ ký gmail chuyên nghiệp, nhanh chóng

 01/10/2019 04:27:00

Nếu công việc hàng ngày của bạn phải gửi hàng trăm, hàng nghìn Email thì việc nhập chữ ký, tên, địa chỉ, logo.. quả thực là một cơn ác mộng. Chính vì thế ở bài viết này, chúng tôi sẽ hướng dẫn cách chèn hình ảnh vào chữ ký trong gmail để giải quyết vấn đề cho bạn. Đừng bỏ lỡ nhé!

Chữ ký email (Email Signature) là gì?

Chứ ký email là phần nội dung quan trọng và vô cùng cần thiết ở cuối mỗi mail để 2 bên dễ dàng trao đổi thông tin và liên lạc với nhau. Phần nội dung chữ ký trong gmail thường được chèn thêm số điện thoại, trang web và chữ ký hình ảnh cho email,... hay bất kỳ nội dung liên hệ nào. 

Để có thể tạo được chữ ký trên gmail, người dùng có thể sử dụng ngay trình tạo chữ ký có sẵn ở trên email hoặc sử dụng thêm các công cụ tạo chữ ký bên ngoài. Bạn chỉ cần thiết lập một lần và phần chữ ký đó sẽ được hệ thống email tự động thêm vào cuối nội dung mỗi lần gửi mail.

Chèn hình ảnh vào chữ ký trong gmail

Chèn hình ảnh vào chữ ký trong gmail

Lợi ích việc tạo chữ ký gmail chuyên nghiệp trong marketing?

Việc tạo chữ ký trong gmail cho toàn bộ nhân viên trong công ty khi sử dụng email cho doanh nghiệp theo tên miền riêng tương tự như việc để lại danh thiếp của bạn tới đối tác. Đặc biệt, chữ ký email là một tín hiệu rõ ràng cho người nhận và cung cấp cho họ những tin tức quan trọng để nhận diện bạn và daonh nghiệp của bạn (cụ thể như: họ tên, lĩnh vực kinh doanh, vị trí công việc, website,...)

Ngoài ra, chữ ký trong gmail còn là một mẫu quảng cáo tới người nhận những tin tức, sản phẩm và dịch vụ mới nhất của doanh nghiệp. Điều này giúp họ tiếp cận những thông tin và website của công ty bạn đơn giản chỉ bằng một cú click chuột. 

Điều đáng chú ý hơn cả là mọi thành viên trong công ty khi sử dụng chung một mẫu chữ ký. Từ đó các chi tiết như: Tên, vị trí, điện thoại, email,... của họ cũng sẽ bị thay đổi. Tuy nhiên một số yếu tố cơ bản khác như: Tên tổ chức, địa chỉ, khẩu hiệu hay website,.. và thứ tự của chúng luôn luôn chuẩn cho chữ ký của mọi người trong công ty/doanh nghiệp. Điều này giúp người sử dụng xây dựng được thương hiệu hoặc giúp khách hàng dễ nhận dạng công ty của bạn hơn. 

Đa số người dùng đều muốn tạo cho mình một chữ ký email thật chuyên nghiệp với các thông tin liên lạc cần thiết khi gửi mail cho người nhận. Tuy nhiên sẽ thật khó nếu như bạn không phải là người có khiếu sáng tạo để tự thiết lập cho mình một chữ ký đẹp.

Hiểu được vấn đề này, rất nhiều đơn vị đã cung cấp dịch vụ tạo chữ ký gmail và chèn ảnh vào chữ ký gmail cho người dùng. Với đầy đủ các tính năng chính giúp người dùng có được một chữ ký email chuyên nghiệp khi muốn gửi thư tới đối tác. Ngoài ra, để có thể dễ dàng xử lý công việc ở bất cứ đâu bạn nên học cách cài mail công ty vào iphone.

Hiện nay có 2 hình thức sử dụng chữ ký trong gmail đó là miễn phí và trả phí. Nếu như không có yêu cầu quá cao, bạn có thể sử dụng dịch vụ đăng ký và cài đặt chữ ký gmail miễn phí. Tất nhiên chúng sẽ có một số điểm hạn chế so với việc trả phí. 

Các cách tạo chữ ký Gmail cực kỳ đơn giản

Người dùng có thể thêm vào trong chữ ký những thông tin như: Text, họ tên, thông tin liên lạc cũng như link liên kết đến một trang web hoặc fanpage nào đó,... Thậm chí, bạn cũng có thể chèn ảnh vào chữ ký trong gmail hoặc chèn logo vào chữ ký gmail vô cùng đơn giản. Ngoài ra, bạn cũng có thể chỉnh sửa những thông tin đó theo sở thích của bạn. 

Vậy làm sao để tạo chữ ký email chuyên nghiệp với đầy đủ thông tin liên lạc cần thiết, cùng chúng tôi tìm hiểu các cách tạo chữ ký trong gmail sau đây nhé!

Hướng dẫn tạo chữ ký gmail bằng hình ảnh chuyên nghiệp

Cách tạo chữ ký trên Gmail thủ công

Bước 1: Truy cập vào tài khoản gmail của mình và nhấn vào biểu tượng có hình bánh răng cửa để chọn Cài đặt. 

Bước 2: Tại nhóm thiết lập chung, hãy kéo nội dung xuống phía dưới tới phần Chữ ký và click chuột phần sử dụng chữ ký. 

Bước 3: Kéo xuống khung trắng phía dưới, các bạn sẽ thấy các tùy chọn để dùng thiết kế chữ ký trên gmail. Tương ứng với mỗi biểu tượng sẽ có những công dụng khác nhau như sau:

  • Font: Lựa chọn kiểu chữ khác nhau cho chữ ký
  • Cỡ chữ: Kiểu nhỏ, thường, lớn và siêu lớn
  • Định dạng: Có 3 định dạng cơ bản các bạn có thể chọn để tạo chữ ký email đó là in đậm (B), in nghiêng (I) và gạch chân (U).
  • Màu chữ được thay đổi theo ký tự trong chữ ký
  • Liên kết được sử dụng để chèn các link vào chữ ký
  • Chèn hình ảnh vào chữ ký trong gmail 
  • Căn dòng trái, phải và giữa cho chữ ký
  • Danh sách: Liệt kê theo dạng bullet hoặc đánh số trong chữ ký
  • Tăng và thụt lề: giúp điều chỉnh lề cho các dòng chữ ký
  • Tạo dòng trích dẫn cho chữ ký
  • Xóa định dạng: sử dụng biểu tượng hình chữ T gạch chéo để xóa định dạng vừa đặt cho toàn bộ các ký tự trong chữ ký.

Bước 3: Nhập nội dung chữ ký mà bạn muốn hiển thị bên trong nội dung email của mình. Thông thường chữ ký bao gồm: số điện thoại, địa chỉ mail khác, địa chỉ trang web, Twitter, Facebook (nếu có). Lưu ý nếu muốn chèn link trang web để liên hệ hãy chèn qua hình ảnh rồi gán link để làm gọn phần chữ ký. Điều này vừa tạo tính chuyên nghiệp lại có độ thẩm mỹ cao hơn.

Sau đó, nhấn vào biểu tượng hình ảnh để chèn icon cho các địa chỉ liên hệ như gmail, facebook,...

Bước 4: Hiển thị phần khung để chèn đường dẫn url cho hình ảnh. Lúc này, Google sẽ tự động dò tìm hình ảnh thông qua url đó. Để hiển thị hình ảnh qua url, hãy nhấn nút chọn ngay bên dưới.

Khi hình ảnh được hiển thị trong phần giao diện của chữ ký, bạn có thể điều chỉnh lại kích thước. Nếu như hình ảnh có kích thước lớn hơn, bạn nên chuyển chúng xuống kích thước nhỏ để phù hợp với khung nội dung. 

Bước 5: Nếu như muốn chèn link liên hệ vào hình ảnh, hãy bôi đen hình ảnh và nhấn vào biểu tượng liên kết.

Khi đó, hình ảnh sẽ được gắn tạm địa chỉ url là /. Hãy nhấn tiếp vào thay đổi để có thể chỉnh sửa lại link nhé!

Trong khung chỉnh sửa liên kết, hãy nhập url trang web để khi người nhận email chọn vào hình ảnh sẽ được chuyển ngay đến trang web. Nếu như sử dụng địa chỉ email gán cho biểu tượng mail, hãy tích chọn vào địa chỉ email. Sau đó nhấn OK để lưu lại. Tiếp tục thực hiện các thao tác tương tự với các liên kết chèn vào hình ảnh còn lại. 

Sau đó tiến hành chỉnh sửa thêm cho nội dung chữ ký để tạo chữ ký email chuyên nghiệp hơn. 

Bước 6: Nhấn chọn nút chọn và lưu thay đổi bên dưới dể lưu lại chữ ký cho gmail của bạn. 

Khi bạn gửi email, nội dung chữ ký sẽ được gửi kèm và có thể xóa hoặc chỉnh sửa ngay trong mail khi đang soạn thảo. 

Tạo chữ ký gmail qua website hỗ trợ

Để tạo chữ ký gmail chuyên nghiệp, BKHost sẽ hướng dẫn hướng dẫn làm chữ ký trong gmail đơn giản cho người dùng. Điều này sẽ giúp bạn thực hiện cách cài chữ ký trong gmail, cách thêm chữ ký trong gmail và cách thay đổi chữ ký trong gmail dễ dàng hơn.
Ngoài việc tạo chữ ký gmail để tăng tính chuyên nghiệp cho website của bạn thì email theo tên miền riêng cũng giúp ích cho bạn điều đó. Vậy hãy học tạo email tên miền riêng với hotmail nhé.
Hiện nay có rất nhiều công cụ hỗ trợ việc tạo chữ ký email cung cấp nhiều sự lựa chọn và thông tin hơn việc tạo chữ ký gmail thủ công. Dưới đây là các bước thực hiện cách tạo chữ ký có logo trong gmail, cách tạo chữ ký trong gmail outlook hoặc cách tạo chữ ký hình ảnh trong gmail của các nhà cung cấp uy tín, cùng theo dõi nhé!
Hiện nay có nhiều công cụ hỗ trợ tạo chữ ký Gmail hay các dịch vụ email khác nhau, cung cấp nhiều lựa chọn thêm thông tin hơn so hướng dẫn tạo chữ ký trong gmail thủ công.
 
Bật mí cách cách cài chữ ký trên gmail đơn giản
Bật mí cách cách cài chữ ký trên gmail đơn giản

Hubspot.com

Bước 1: Bạn truy cập vào trang web https://www.hubspot.com/email-signature-generator rồi nhấn "Create your free email signature" để tạo chữ ký gmail
Bước 2: Chuyển đến mục "Your Information" để khách hàng điền thông tin cho chữ ký. Phần Main là những thông tin cơ bản dùng để liên hệ và chúng được hiển thị xem trước trong phần "Signature Preview". 
Tiếp tục nhấn vào thẻ Social để chèn liên kết đến các trang mạng xã hội
Để định dạng các kiểu chữ khác nhau, hãy sử dụng thẻ Style. Nếu như trong thẻ Main có chèn hình ảnh thì bên trong phần "Signature theme" sẽ chọn vị trí chèn ảnh trong chữ ký. Cuối cùng là điều chỉnh font và màu sắc chữ,...
Bước 3: Sau khi đã hoàn tất chỉnh sửa thông tin ở bước 2, hãy nhấn nút "Create signature để tạo chữ ký email trực tuyến.
Bước 4: Để có thể tải được chữ ký đã tạo, hãy nhập nội dung ở bước 2 rồi nhấn "Download your free Signature
Tiếp đến hiển thị phần sao chép của chữ ký bằng cách nhấn chọn vào "Select Signture" để copy trực tiếp chữ ký hoặc Get source code html của chữ ký vừa mới tạo. 
Bước 5: Khi đã sao chép, bạn chỉ cần dán vào phần chữ ký trên Gmail là có thể sử dụng được ngay. 

HTLMSig

Bước 1: Tại giao diện của trang https://htmlsig.com/ hãy nhấn chọn vào Or Try a Free Signature để có thể sử dụng miễn phí mà không cần phải đăng ký tài khoản. Tuy nhiên bạn nên tạo tài khoản để có thể tùy chỉnh chèn hình vào chữ ký gmail và các tính năng khác.
Bước 2: Chuyển sang giao diện "Your information" để điền toàn bộ các thông tin liên hệ cần thiết. Giao diện được thực hiện tương tự như với nhà cung cấp Hubspot.
Bước 3: Sau khi điền thông tin xong, hãy nhấn "Create Signature" để bắt đầu khởi tạo chữ ký gmail. 
Cuối cùng là chèn nội dung chữ ký trong gmail của bạn để sử dụng. 

Newoldstamp

Bước 1: Trong phần giao diện của trang web https://newoldstamp.com/editor/ tiến hành nhập các thông tin để tạo chữ ký 
Dựa theo hướng dẫn tạo chữ ký gmail, tiến hành thay đổi font chữ trong phần chữ ký trong phần Fonts and Colors. Sau đó nhấn "Choose a file" để tải hình ảnh trang web lên. Bên cạnh đó, người dùng có thể thay đổi kích cỡ cho logo để phù hợp với khung chữ ký. Một phần biểu tượng khóa cần phải sử dụng bản nâng cấp trả phí. 
Bước 2: Sử dụng "Social icons" để chèn thông tin về cách liên lạc với các trang mạng xã hội khác. Nếu như có tài khoản thì người dùng sẽ có thêm rất nhiều biểu tượng khác khi nhấn vào phần "Show more". 
Bước 3: Nhìn vào cột "Templates" để lựa chọn các kiểu mẫu hiển thị cho chữ ký gmail.
Bước 4: Sau khi đã chỉnh sửa xong, hãy nhấn vào nút Save and install trong phần Preview là hoàn tất.
Sau đó, Newoldstamp sẽ hiện giao diện xem trước cho các chữ ký trên giao diện gmail. Nếu như người dùng không thấy hài lòng thì hãy nhấn "Copy and proceed".  Sau đó kết quả khi bạn thực hiện cách cài đặt chữ ký trong gmail sẽ được sử dụng luôn.
Trên đây là hướng dẫn tạo chữ ký cho gmail hoặc sử dụng các trang web để tạo chữ ký email hiệu quả. Ngoài ra, bạn cũng có thể tham khảo hướng dẫn chèn ảnh vào chữ ký gmail sau đây: 

Cách chèn hình ảnh vào chữ ký trong Gmail

Để có được một chữ ký gmail như ý muốn, bạn không nên bỏ qua cách chèn hình ảnh vào chữ ký gmail sau đây:

Bước 1

Vẫn ở trong phần chữ ký, các bạn hãy click chuột trái vào vào biểu tượng hình hai ngọn núi màu trắng lồng trong một cái hộp màu xám như hình dưới:

Kích chuột vào biểu tượng chèn ảnh

Kích chuột vào biểu tượng chèn ảnh

Bước 2

Một hộp thoại “Add an image” sẽ hiện ra, các bạn sẽ chọn “Upload sau đó là chọn “Select a file from your computer tiếp đó chọn đường dẫn tới ảnh, logo mà các bạn muốn chèn và click chuột trái vào vào Open

Add an image

Add an image

Bước 3

Đợi một lúc để quá trình upload thành công, và đây là kết quả:

 Kết quả đạt được

Kết quả đạt được

Bài viết cách chèn hình ảnh vào chữ ký trong gmail đến đây là kết thúc. Bkhost rất mong bài viết này đã giúp ích cho các bạn trong việc quảng bá doanh nghiệp của bạn. Ngoài ra, nếu bạn muốn biết thêm về các dịch vụ về mail server thì có thể tìm hiểu thêm.