Tổng quan những thông tin thú vị về dịch vụ email hosting

 07/03/2019 02:29:00 Trịnh Duy Thanh

Email hosting là gì? Đó là câu hỏi mà chúng tôi thường gặp từ đại đa số người dùng các dịch vụ website. Cụ thể thì email hosting là gì? Cùng chúng tôi tìm hiểu ngay ở bài viết dưới đây nhé!

Email hosting là gì?

Email Hosting là gì? - Đây là dịch vụ thư điện tử được bố trí trên một hệ thống máy chủ riêng. Đi kèm với nó là những tính năng bảo mật luôn được cài đặt ở chế độ cao nhất.

Email hosting luôn được đánh giá cao hơn so với các dịch vụ email miễn phí như việc tạo email tên miền riêng miễn phí với zoho mail hoặc email được nhà sản xuất đính kèm theo từng hosting. Và cũng bởi lẽ đó nên email hosting luôn đảm bảo mang tới cho khách hàng sự trải nghiệm tốt nhất.

Tìm hiểu về Email Hosting là gì?

Tìm hiểu về Email Hosting là gì?

Bất kể khi nào mà bạn muốn gửi và nhận email đến 1 doanh nghiệp, có thể bạn sẽ thấy một địa chỉ email được cá nhân hóa. Nếu như muốn có một địa chỉ email được hiển thị như: you@yourdomainname.com, bạn phải có một dịch vụ cung cấp email hosting.

Khi sử dụng email hosting, bạn sẽ có một hệ thống gửi thư chuyên nghiệp bao gồm cả thương hiệu của doanh nghiệp. Email có chứa tên doanh nghiệp ở trong địa chỉ sẽ tạo cảm giác chuyên nghiệp, uy tín và hợp pháp với người nhận.

Lợi ích khi sử dụng email hosting là gì?

  • Khi sử dụng email hosting bạn sẽ giúp doanh nghiệp của mình có được sự chuyên nghiệp và tin cậy nhất định.
  • Email hosting luôn có tính bảo mật cao. Tính năng bảo mật này luôn được đặt ở chế độ cao nhất thông qua việc mã hóa tất cả thông tin khi bạn đăng xuất. Từ đó, đảm bảo rằng luồng thông tin sẽ không bị rò rỉ hay bị bất kỳ ai xâm phạm.
  • Không gian lưu trữ lớn
  • Chi phí bạn cần chi trả để sở hữu email hosting không phải là quá cao. Vậy nên đây chắc chắn sẽ là lựa chọn hoàn hảo cho công việc kinh doanh của bạn.
  • Thêm vào đó, với việc sử dụng email hosting thì bạn sẽ không cần phải lo lắng về vấn đề dính virus hay spam.
  • Bạn cũng có thể dễ dàng xây dựng các chiến lược marketing hay bán hàng vô cùng hiệu quả.
  • Bạn cũng có thể dễ dàng xây dựng các chiến lược marketing hay bán hàng vô cùng hiệu quả.

Những lợi ích của doanh nghiệp khi sử dụng email hosting

Những lợi ích của doanh nghiệp khi sử dụng email hosting

Tại sao phải sử dụng email hosting cho doanh nghiệp?

Có một hệ thống email hosting chuyên dụng mang xu hướng cung cấp các tùy chọn lưu trữ lớn hơn cho lĩnh vực truyền thông trong kinh doanh. Email hosting cũng mang một định dạng tối ưu cho một loạt các thiết bị thông minh.

Cũng giống như email doanh nghiệp, là một hệ thống quản lý hiệu quả cho doanh nghiệp bao gồm nhiều các tính năng cho phép bạn có thể giao tiếp được đa phương tiện như: gọi video, nhắn tin miễn phí, tạo nhóm trò chuyện riêng thì Bitrix 24 cũng đang được sử dụng ngày càng phổ biến. Vậy Bitrix24 là gì?

Email hosting cũng hỗ trợ email lớn hơn gồm tệp đính kèm lớn và số lượng email cao hơn. Mức độ bảo vệ cao hơn có thể thấy rõ thông qua các máy chủ email. Những điều khoản phòng chống hacker cũng được đảm bảo. Ngoài ra hệ thống sao lưu để bảo vệ thư điện tử trường hợp máy chủ gặp tai nạn cũng được tích hợp khi sử dụng email hosting.

So sánh Web Hosting với Email Hosting

Có khi nào bạn tự hỏi sự khác nhau giữa web hosting và email hosting là gì chưa? Nếu như chưa tìm được câu trả lời thỏa đáng cho câu hỏi trên, hãy tìm hiểu thông tin sau đây nhé!

Cho dù email hosting và web hosting hỗ trợ lẫn nhau nhưng chức năng của chúng lại không giống nhau. Web hosting được biết tới là hệ thống lưu trữ toàn bộ thông tin liên quan tới trang web của bạn. Các máy chủ này hỗ trợ trang web của bạn là đảm bảo sao cho người dùng có thể truy cập được ổn định.

Đối với các doanh nghiệp vừa và nhỏ thì web hosting và email hosting được cung cấp bởi cùng 1 máy chủ. Các hệ thống lưu trữ web và email riêng biệt chỉ dành riêng cho các tổ chức quy mô lớn. Phương pháp phân chia các dịch vụ này chỉ hiệu quả khi có nhân viên công nghệ thông tin và máy chủ đặt tại nhà. Tuy nhiên với sự phát triển mạnh mẽ của công nghệ điện toán đám mây đã mở ra một bước ngoặt mới trong vấn đề lưu trữ. Đó cũng là tiền đề cho phép các doanh nghiệp cải thiện tốt hơn việc lưu trữ web và email của mình.

Phân biệt email hosting và email server

Email server là một giải pháp tuyệt vời cho doanh nghiệp với mức giá hợp lý cùng với gói dịch vụ có tốc độ xử lý vô cùng nhanh chóng. Hơn nữa, với server độc lập được đặt tại nội địa giúp cho đường truyền ổn định giúp cho doanh nghiệp yên tâm làm việc hơn.

Ngoài ra, việc sử dụng server độc lập sẽ giúp email của bạn được bảo vệ an toàn hợp với công nghệ xử lý bảo mật vô cùng tốt. Bên cạnh đó, việc đặt dữ liệu độc lập cùng website sẽ giúp bạn tránh tình trạng dính hack một loạt như trước. Nếu như bạn gặp các đơn vị thiết kế website kém chất lượng rất dễ dính mã độc và bị đối thủ ăn cắp thành quả khi web của bạn phát triển tới một mức nhất định.

Việc đặt email server sẽ giúp bạn dễ dàng phân quyền và quản lý nhân viên của mình theo từng chức năng riêng biệt. Từ đây, bạn có thể kiểm soát được nội dung mà nhân viên làm việc cùng khách hàng như thế nào. Từ đó bạn sẽ có cơ sở đánh giá và đưa ra những chính sách để họ làm việc hiệu quả hơn.

Trong khi email server có thêm máy chủ riêng biệt giúp nó thực hiện việc quản trị cho toàn bộ hệ thống mail nội bộ thì email hosting lại chỉ cho phép kiểm soát một lượng lớn các email nhận và xuất.

Cả email server và email hosting đều có tính bảo mật cao hơn nhiều so với email miễn phí thông thường. Chúng đều được hỗ trợ các tiện ích như email gửi đi luôn nằm bên trong mục inbox. Điều này ngăn chặn được các email spam hoặc nội dung có chứa virus, mã độc,... Tuy nhiên mức độ bảo mật của email hosting lại được đánh giá cao hơn email server.

Điều đáng chú ý hơn cả là chi phí cho việc đăng ký email hosting và email server khá gần nhau. Tuy email hosting có một số dịch vụ rẻ hơn email server nhưng với những tính năng nổi trội người dùng vẫn dành sự ưu tiên cho email server hơn cả.

Các yếu tố để thành công với email hosting là gì?

Hiện nay, nhu cầu đăng ký email doanh nghiệp đang tào đa cho sự gia tăng mạnh mẽ của các công ty cung cấp dịch vụ email hosting. Đây vừa là điều kiện thuận lợi và cũng là nguy cơ đe dọa cho các doanh nghiệp.

Các yếu tố cần thiết khi lựa chọn dịch vụ email hosting

Các yếu tố cần thiết khi lựa chọn dịch vụ email hosting

Khi đứng trước nhiều lựa chọn hấp dẫn, đa phần người dùng chấp nhận sử dụng dịch vụ giá rẻ kém chất lượng. Điều này rất dễ dẫn đến nguy cơ rò rỉ thông tin và chậm trễ trong quá trình khắc phục sự cố. Vì vậy, khâu lựa chọn nhà cung cấp email hosting uy tín phù hợp với doanh nghiệp của bạn là điều vô cùng quan trọng.

Chọn nhà cung cấp uy tín

Không ai là có thể giải quyết công việc tốt hơn các chuyên gia trong lĩnh vực đó cả. Nếu như bạn có đủ tài năng tài chính, hãy chọn các công ty chuyên nghiệp và có uy tín trên thị trường. Họ thường cam kết các tính năng nổi trội như sau:

  • Hỗ trợ trực tuyến 24/7.
  • Hạn chế tối đa tình trang spam box và Blacklist IP.
  • Tỷ lệ email hợp lệ khi vào inbox lên tới 99%.
  • Tính bảo mật tối đa nhờ vào việc sử dụng hệ thống email server chuyên dụng.
  • Giao diện quản lý email trực quan và dễ sử dụng.
  • Tương thích với nhiều thiết bị như Mobile, laptop hay PC.
  • Khả năng tương thích cao với các dịch vụ như: email Google, Yahoo, Webmail, Outlook,...
  • Hỗ trợ chuyển toàn bộ dữ liệu cho khách hàng.

Trong khi Email miễn phí của Google, Yahoo và những nhà cung cấp lớn khác không thể nào đáp ứng điều này cho khách hàng. BKHost là một trong số các đơn vị uy tín cung cấp email hosting được rất nhiều người sử dụng hiện nay. Với nhiều đặc tính nổi trội của các gói email hosting, người dùng hoàn toàn có thể lựa chọn được gói dịch vụ phù hợp với mức giá thành phải chăng cùng dịch vụ chăm sóc tư vấn vô cùng tận tình.

Đặt tên cho email đúng cách

Lựa chọn tên ngắn gọn và ý nghĩa: Email hosting cho phép bạn sử dụng email tên miền riêng. Với những doanh nghiệp có tên ngắn gọn, bạn có thể giữ nguyên tên của công ty ở đuôi. Với những doanh nghiệp có tên dài, bạn có thể viết tắt để tên email ngắn gọn hơn. Chỉ cần email nhìn vào rõ ràng, dễ hiểu và không gây nhầm lẫn với tên email tương tự của những công ty khác.

Khi đặt tên cho hệ thống nhóm và phòng ban rõ ràng sẽ giúp cho các hoạt động kinh doanh diễn ra thuận lợi và hiệu quả hơn. Hạn chế tối đa việc chồng chéo công việc giữa các phòng ban. Tên email của nhân viên cũng nên đặt theo quy tắc nhất định để đảm bảo sự thống nhất và không được trung lặp với nhau.

Khi đặt tên cho hệ thống website, mạng xã hội, blog hay các kênh truyền thông khác bạn cần tuân theo một cấu trúc thống nhất. Đây cũng chính là đặc trưng quan trọng trong việc xây dựng thương hiệu cho cá nhân và doanh nghiệp.

Tên email không nên đặt nhầm lẫn với công ty khác. Nếu như khách hàng đã có trải nghiệm không tốt về một công ty có email tương tự với công ty bạn thì khả năng cao là họ sẽ không mở email hoặc có thể cho chúng vào hộp thư spam. Cho dù điều này không thực sự phổ biến, tuy nhiên việc tìm hiểu kỹ lưỡng trước khi đặt tên email sẽ giúp thông tin được truyền tải qua dịch vụ email doanh nghiệp được hiệu quả hơn. Tốt nhất hãy tránh xa những cụm từ đã được đăng ký bản quyền.

Hạn chế tối thiểu việc đặt tên email nhạy cảm. Một cái tên như vậy không chỉ khó nhớ mà còn dễ gây hiểu lầm và bôi nhọ hình ảnh thương hiệu của bạn. Lưu ý cuối cùng các bạn cần nhớ đó là lựa chọn các đuôi tên phù hợp như: .com, .net hay .vn

Tập trung bảo mật hệ thống

Hàng ngày, dịch vụ email thế giới sẽ gửi đi khoảng 205 tỷ email. Và hầu hết chúng không mang ý nghĩa quan trọng và thư điện tử này chỉ nhằm mục đích tiếp thị. Tuy nhiên khi có rất nhiều email trong số đó chứa những thông tin nhạy cảm.

Trên thực tế trong một nghiên cứu năm 2011 cho rằng những người bình thường (không có nhiều kiến thức về kỹ thuật) cũng có thể hack email của nhau khi sử dụng một hướng dẫn online trong khoảng thời gian 15 phút. Nạn nhân của loại hình tấn công này thông thường là các doanh nghiệp, các chính trị gia hoặc những người giàu có. Những người bình thường ít có nguy cơ trở thành mục tiêu của các hacker. Tuy nhiên người dùng vẫn có thể chịu những ảnh hưởng khác như:

Dữ liệu bị đánh cắp và mất

Toàn bộ thông tin và dữ liệu cá nhân của khách hàng sẽ bị rao bán hoặc đăng tải công khai

Các hacker sử dụng email của bạn để lừa đảo những người khác

Khi sử dụng email theo hệ thống (email marketing/email hosting/email relay) sẽ giúp cho việc kiểm tra cũng như quản lý thư điện tử thuận lợi hơn. Tuy nhiên điều này lại đặt ra các vấn đề đáng lo ngại về mức độ bảo mật cho người dùng. Khi sự cố xảy ra thì mức độ ảnh hưởng sẽ lan khắp phạm vi hệ thống chứ không nằm riêng ở từng bộ phận hay cá nhân nào hết. Vì vậy, nếu như đủ điều kiện tài chính thì các doanh nghiệp thường sử dụng dịch vụ mail của các công ty uy tín nhiều hơn.

Các quy định được phổ biến rõ ràng

Khi sử dụng email tên miền riêng cũng đồng nghĩa với việc bạn đang đại diện cho tập thể hoặc tổ chức chứ không đơn thuần là đóng vai trò cá nhân nữa. Vì vậy, đội ngũ lãnh đạo công ty cần phải phổ biến nội quy cho nhân viên của mình khi sử dụng email hosting.

Các phòng bạn hoặc đội nhóm khi sử dụng địa chỉ email riêng, để tránh gây nhầm lẫn công việc giữa các bộ phận và hỗ trợ khách hàng tốt nhất cần phải phổ biến rõ ràng việc sử dụng email hosting ngay từ đầu.

Các nhân viên chỉ sử dụng mail công ty cho công việc. Toàn bộ nội dung cá nhân không tốt nào được truyền tải bằng địa chỉ gmail doanh nghiệp đều ảnh hưởng tiêu cực tới hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp.

Tốt nhất, hãy xóa tài khoản email của các nhân viên đã nghỉ làm. Hạn chế các trường hợp không may xảy ra trong quá trình sử dụng email hosting. Bạn có thể tận dụng những phần mềm miễn phí hỗ trợ cho quá trình sử dụng email hosting.

Vậy là chúng ta đã cùng điểm qua những thông tin chính về Email hosting là gì. Mong rằng những kiến thức mà chúng tôi đề cập tới trong bài viết trên đây sẽ giúp các bạn hiểu hơn về các dịch vụ web điển hình này và không gặp bất cứ bất trắc gì trong kinh doanh.

Tôi là Trịnh Duy Thanh, hiện đang là CEO & Co - Founder Công ty Cổ Phần Giải Pháp Mạng Trực Tuyến Việt Nam - BKHOST. Với sứ mệnh mang tới dịch vụ trên Internet tốt nhất cho các cá nhân và doanh nghiệp trong nước và quốc tế, tôi luôn nỗ lực hết mình chủ động đầu tư vào phần cứng và nâng cao chất lượng dịch vụ chăm sóc khách hàng để đem đến những sản phẩm hoàn hảo nhất cho người tiêu dùng. Vì vậy, tôi tin tưởng sẽ đem đến các giải pháp CNTT mới nhất, tối ưu nhất, hiệu quả nhất và chi phí hợp lý nhất cho tất cả các doanh nghiệp với mọi quy mô.