Cách cài đặt và quản lý mail server đơn giản, hiệu quả

 21/10/2019 02:55:00 Trịnh Duy Thanh

Việc xây dựng một hệ thống thư điện tử mail server với tên miền riêng là rất quan trọng đối với 1 công ty, doanh nghiệp. Bởi nó thể hiện sự chuyên nghiệp và tôn trọng khách hàng thay vì 1 địa chỉ mail cá nhân. Vậy dịch vụ mail serverlà gì? Và sử dụng mail server googe có những tính năng gì? Hãy tìm hiểu bài viết ngay sau đây!

Mail Server là gì?

Dịch vụ mail server là gì? Đây là câu hỏi được rất nhiều người quan tâm khi muốn thiết lập hệ thống thư điện tử để trao đổi thông tin và phục vụ nhiều mục đích khác nhau của người dùng. Bài viết dưới đây chúng tôi xin giới thiệu tới các bạn hệ thống thư điện tử được nhiều người sử dụng nhất hiện nay là mail server Google. Cùng khám phá nhé!

Mail Server Google là email lưu trữ dữ liệu tại hệ thống server Google và sử dụng mọi tính năng Google hỗ trợ kèm theo. Email này có dạng đuôi là Tên miền riêng của công ty với việc check mail và quản lý mail trên Gmail. Chính vì thế là một chủ doanh nghiệp bạn nên biết email tên miền là gì?

Tại Việt Nam, BKHOST đã cung cấp cho rất nhiều doanh nghiệp và công ty lớn nhỏ sử dụng dịch vụmail Server của Google sử dụng nền tảng Gmail. Tất cả tính năng đều lưu trữ trên Google bao gồm bộ ứng dụng cốt lõi Gmail, lịch, Drive, Docs,...

Mail server google

Mail server google

Hiện nay, đã có hơn 5 triệu doanh nghiệp trên toàn thế giới đăng ký tạo mail server trên google - Email Google theo tên miền. Hãy đăng ký ngay tại BKHOST để tìm hiểu các lý do vì sao ứng dụng này lại được mọi doanh nghiệp sử dụng như vậy.

Các tính năng nổi trội của Email Server Google

Như các bạn đã biết, mail là một trong số những công cụ hữu hiệu được đa số các cá nhân và doanh nghiệp sử dụng để trao đổi thông tin. Vậy, các ưu điểm nổi trội của mail servel là gì khiến họ yêu thích đến vậy, cùng chúng tôi lý giải nhé!

Địa chỉ email tùy chỉnh theo miền của doanh nghiệp

Tạo địa chỉ email doanh nghiệp dưới dạng: ten_ban@ten_mien.com và duyệt mail hoàn toàn trên giao diện Gmail cao cấp dành cho doanh nghiệp.

Dễ dàng làm việc ở mọi nơi

Việc quản lý mail server theo tên miền riêng cho doanh nghiệp khiến bạn có thể dễ dàng xử lý công việc mọi lúc mọi nơi và trên mọi thiết bị. Với ứng dụng này, bạn sẽ check mail, soạn thảo văn bản, xử lý tài liệu ngay cả khi bạn đang đi du lịch cũng có thể xử lý công việc bất cứ khi nào.

Email server Google theo tên miền giúp cho việc trao đổi thông tin của bạn đến khách hàng trở nên uy tín hơn đồng thời giúp quảng bá thương hiệu doanh nghiệp hiệu quả.

Tốc độ truy cập nhanh

Có ứng dụng dành riêng cho thiết bị di động và webmail, mail Server Google theo tên miền riêng khiến cho việc gửi email, soạn thảo văn bản của bạn sẽ dễ dàng thực hiện mà không lo sự cố về mạng. Tốc độ truy cập nhanh là điều mà các doanh nghiệp quan tâm đầu tiên khi đăng ký dịch vụ này.

Tác dụng khi sử dụng mail server tại BKHost

Tác dụng khi sử dụng mail server tại BKHost

Độ bảo mật thông tin cao

Mail Server Google theo tên miền còn đảm bảo được thông tin cao hơn so với các email cá nhân thông thường. Ngoài việc nhập mật khẩu trên webmail, Google sẽ gửi qua điện thoại cá nhân của người dùng mã xác thực trước khi đăng nhập được vào mail.

Duyệt mail trên mọi thiết bị

Mail server Google cho phép người dùng sử dụng mail trên mọi thiết bị từ máy tính đến máy tính bảng và điện thoại thông minh, giúp bạn cập nhật thông tin nhanh nhất và từ bất cứ nơi nào.

Dung lượng mặc định mỗi email là 15 Gb cho mỗi người dùng.

Các ứng dụng kèm theo

Có email quản trị Admin

  • Drive: Lưu trữ đám mây với Google Drive. 15GB dung lượng. Lưu và chỉnh sửa tài liệu trực tiếp trên Drive, dễ dàng chia sẽ với đồng nghiệp. Mức độ an toàn và bảo mật, tăng dung lượng dễ dàng với chi phí thấp.
  • Documents: Tạo, lưu trữ, chỉnh sửa, chia sẻ file dữ liệu trực tuyến trong thời gian thực. Hỗ trợ tương thích với định dạng Microsoft Office.
  • Bảng tính: Xem, tạo, chỉnh sửa bảng tính dễ dàng giống như Microsoft Excell. Tương thích với bảng tính Microsoft Excell quen thuộc.

Đây là điều mà các doanh nghiệp quan tâm nhất. Đó là tài khoản quản trị Admin của gói email có chức năng quản lý email nhân viên: tạo tài khoản, sửa email, tạm ngừng tài khoản, tạo nhóm, …

Chi phí thấp

Khi đăng ký, Quý khách chỉ trả phí 1 lần và sử dụng vĩnh viễn và được toàn quyền tạo mail server trên Google và quản trịvĩnh viễn mà không cần thuê thêm bất cứ dịch vụ nào khác.

Mail Server Google là giải pháp tốt giúp doanh nghiệp của bạn làm việc với năng suất cao hơn và dễ dàng quản lý email nhân viên trong doanh nghiệp. Bao gồm bộ ứng dụng cốt lõi kèm theo là Gmail, Drive, Docs và nhiều hơn nữa được thiết kế dành riêng cho công ty với độ an toàn và bảo mật cấp quốc tế.

Dịch vụ email doanh nghiệp gmail là một trong những nhóm dịch vụ đang được quan tâm đẩy mạnh bên cạnh các dịch vụ truyền thống thư thiết kế website, quảng cáo Google, dịch vụ SEO.

Với lợi thế là nguồn nhân lực trẻ và có kinh nghiệm nhiều năm về lĩnh vực Mail server Google, BKHOST luôn sẵn sàng đồng hành cũng bạn trong quá trình phát triển nên các giá trị tuyệt vời cho website của mọi doanh nghiệp. Ngoài ra bạn cũng có thể tham khảo thêm Mail server linux cho hệ thống mail của doanh nghiệp mình.

Những thông tin cần biết khi cài đặt mail server

Việc sở hữu riêng hay thuê một hay nhiều mail server phụ thuộc nhiều vào khả năng và mong muốn quản lý mail server của riêng bạn. Tuy nhiên, trước khi quyết định cài đặt mail server thì bạn cần biết một số thông tin cơ bản về mail server như sau:

Bạn có nên sở hữu riêng hay thuê mail server hay không?

Đầu tiên, các bạn phải đưa ra quyết định về việc có nên sử dụng mail server hay không?

Nếu có, thì các bạn sẽ có quyền là kiểm soát email tên miền, nhưng đồng thời cũng có những rắc rồi đi kèm theo liên quan đến việc thiết lập và cài đặt mail server và một số phần mềm phức tạp.

Nhưng có một cách khác là sử dụng dịch vụ mail server từ một bên thứ ba uy tín (ví dụ như dịch vụ thuê mail server của Bkhost.vn)

Hướng dẫn cách cài đặt và quản lý mail server

Hướng dẫn cách cài đặt và quản lý mail server

Những lợi ích của việc cài đặt và quản lý mail server

Nếu các bạn muốn hoặc cần có quyền kiểm soát hoàn toàn email của mình , việc dùng riêng mà không cần đi thuê mail server có thể là một giải pháp lý tưởng.

Làm như vậy cho phép các bạn lưu trữ được email của riêng mình, truy cập vào nhật ký của mail server và truy cập vào các tệp tin thô trong hộp thư của người dùng. Có một số lợi ích sau đây để chạy một mail server:Có thể kiểm soát hoàn toàn cả server và email của bạn

  • Chọn được các ứng dụng bạn muốn sử dụng, rồi sau đó điều chỉnh chúng cho các nhu cầu của riêng bạn
  • Truy cập vào các tệp tin thô trong hộp thư của người dùng
  • Xem bản ghi (record) cho các thư đến và thư gửi đi
  • Xem được nhật ký cho kết nối và các nỗ lực ủy quyền từ những ứng dụng thư khách địa phương cho IMAP, POP3 và SMTP

Lợi ích lớn nhất là: Nếu khi mà xảy ra sự cố, các bạn có thể điều tra và khắc phục được sự cố thay vì phải gọi nhà cung cấp dịch vụ mail server của một bên thứ ba.

Mail server mang lại nhiều lợi ích cho doanh nghiệp của bạn. Tuy nhiên là một doanh nghiệp nhỏ mới thành lập thì bạn có thể tạo email tên miền riêng miễn phí với yandex để trải nghiệm những dịch vụ của mail server.

Vì vậy, nên khi ai đó tại công ty của bạn nói rằng email của bạn bị mất hoặc Outlook đột ngột bị ngừng làm việc trong khi họ không thay đổi bất kỳ một điều gì, bạn sẽ có thể xem được điều gì đã xảy ra ngay lập tức và thực hiện các điều chỉnh nếu cần thiết.

Hạn chế của việc cài đặt và quản lý mail server riêng biệt

Việc không thuê mail server từ một bên thứ ba cung cấp là đồng nghĩa với việc không chấp nhận một số lợi ích đáng kể từ việc hợp tác với một công ty có nhiều năm kinh nghiệm trong việc cài đặt, quản lý mail server.

Việc cài đặt mail server và quản lý mail server (lọc thư rác, đảm bảo cho hệ thống làm việc mượt mà,..) đều là những thách thức đáng gờm:

  • Cấu hình phức tạp
  • Tốn đi chi phí thuê chuyên gia về quản lý mai server
  • Phải khắc phục sự cố khó khăn
  • Downtime có thể dẫn đến mất đi mail.
  • Những việc chặn và lọc spam hoặc virus cần được điều chỉnh đúng cách

Vấn đề lớn nhất của việc quản trị mail server là: việc duy trì, nâng cấp, khắc phục những sự cố mail server,.. Tất cả đều thuộc trách nhiệm của bạn chứ không phải là một công ty thứ ba.

Sử dụng thuê mail server do một bên thứ 3 cung cấp

Nếu mà việc quản lý mail server quá khó khăn, bạn hãy nên xem xét sử dụng dịch vụ cho thuê mail server của một bên thứ ba.

Đối với một khoản phí hàng tháng hoặc là hàng năm, các dịch vụ này được cung cấp các mail server đã được quản lý và chăm sóc tất cả các tác vụ như lưu trữ, bảo trì và khắc phục sự cố.

Bạn sẽ không còn kiểm soát được nhiều khi có điều gì đó mà không ổn xảy ra, nhưng bạn cũng không cần phải lo lắng về những sai lầm của việc chạy riêng cho mình một mail server.

Nếu bạn quyết định thuê một mail server, bạn vẫn cần phải biết thiết lập DNS cho mail của bạn và sử dụng các cài đặt được cung cấp bởi dịch vụ cho thuê mail server của một bên thứ ba.

Cách để setup mail server

Việc setup một mail server không quá khó khăn, các bạn chỉ cần lưu ý và nắm rõ được bản chất của một số điểm trong việc hoạt động của mail server.

Khi vào khu quản trị (adminitration area) bạn chọn Mail server (dưới mục Settings). Hoàn thành và lưu lại như form dưới.

Trong đó:

  • Hostname: là tên(name) host của mail server
  • Port: là cổng của mail server (nếu mà không có gì đặc biệt thì port 25 được sử dụng)
  • Username: là tên người dùng sử dụng để kết nối đến mail server
  • Password: là mật khẩu được sử dụng để kết nối mail server
  • Protocol: bạn có thể sử dụng SMTP hay SMTPS khi kết nối tới mail server
  • Use SSL/TLS if available (Sử dụng SSL / TLS nếu có).

Nếu SMTP server hỗ trợ phần mở rộng là STARTTLS, mã này sẽ được sử dụng để mã hóa thư(mail) bằng SSL / TLS nếu không thì sẽ sử dụng văn bản thuần túy. Máy chủ(server) SMTPS luôn hỗ trợ SSL / TLS.

Luôn sử dụng SSL / TLS (Always use SSL / TLS)

Nếu mà SMTP server không hỗ trợ STARTTLS mở rộng, thư(mail) sẽ không được gửi đi. Máy chủ(server) SMTPS luôn hỗ trợ SSL / TLS.

Email từ

Chỉ định tiêu đề của email thông báo (ví dụ: demo@mailviet.vn).

Đã gửi email kiểm tra

Nhập địa chỉ email để gửi đi một email kiểm tra để kiểm tra xem mail server (máy chủ thư) có được cấu hình chính xác hay là không.

Bài viết này mình muốn nêu ra cách chọn lựa dùng mail server và dùng những hình ảnh trực quan về việc cài đặt mail server quản lý mail server. Từ đó mong muốn giúp được cho các bạn cách chọn mua email doanh nghiệp đúng theo nhu cầu của mình nhất.

Tôi là Trịnh Duy Thanh, hiện đang là CEO & Co - Founder Công ty Cổ Phần Giải Pháp Mạng Trực Tuyến Việt Nam - BKHOST. Với sứ mệnh mang tới dịch vụ trên Internet tốt nhất cho các cá nhân và doanh nghiệp trong nước và quốc tế, tôi luôn nỗ lực hết mình chủ động đầu tư vào phần cứng và nâng cao chất lượng dịch vụ chăm sóc khách hàng để đem đến những sản phẩm hoàn hảo nhất cho người tiêu dùng. Vì vậy, tôi tin tưởng sẽ đem đến các giải pháp CNTT mới nhất, tối ưu nhất, hiệu quả nhất và chi phí hợp lý nhất cho tất cả các doanh nghiệp với mọi quy mô.