5 giải pháp mail server hiệu quả nhất cho doanh nghiệp

Việc gửi và nhận email là công việc không thể thiếu đối với các cá nhân và doanh nghiệp. Thư điện tử (email) được xem là công cụ được sử dụng phổ biến nhất trong văn phòng để trao đổi thông tin. Do đó, việc lựa chọn giải pháp mail server cho doanh nghiệp là mối quan tâm của rất nhiều người hiện nay.

Dưới đây là top 5 giải pháp email server được các doanh nghiệp vừa và nhỏ sử dụng phổ biến nhất hiện nay. Bạn có thể tham khảo:

#1. Dịch vụ lưu trữ

Gói dịch vụ lưu trữ email được cung cấp bởi các công ty lưu trữ. Với giải pháp này, nhà cung cấp hosting sẽ cài đặt phần mềm chạy trên một máy chủ. Sau đó cài đặt tên miền, email của công ty/doanh nghiệp trên máy chủ này. Tuy nhiên bạn cần tìm hiểu trước email công ty là gì, điều này khiến cho hệ thống chạy không được ổn định.

Tuy nhiên ưu điểm của gói email hosting này đã khiến các doanh nghiệp tin tưởng sử dụng chúng lâu dài:

• Số lượng mail gửi đi lớn (điều kiện email là hợp pháp)
• Dung lượng email vô cùng lớn (tùy theo các gói dịch vụ)
• Email được gửi tới tận ibox của các email server khác như: Google, Webmail, Yahoo,…
• Máy chủ server hỗ trợ các bản ghi SPF/DKIM và chống spam, viruts,…
• Băng thông sử dụng không giới hạn.

#2. Google WorkSpace

Phần lớn người dùng Internet đều sẽ có một tài khoản Gmail bởi các tính năng của thư điện tử này có độ tin cậy rất tốt. Hơn nữa, dịch vụ này còn hỗ trợ cài đặt gmail cho doanh nghiệp theo tên miền riêng. Đó cũng chính là giải pháp email cho doanh nghiệp vừa và nhỏ không cần phải đầu tư về phần cứng, phần mềm,… toàn bộ đều được chạy trên nền tảng của Google với giao điện bắt mắt và vô cùng ổn định.

#3. Microsoft Exchange

Microsoft Exchange là sản phẩm server mail của hãng Microsoft  dành riêng cho doanh nghiệp. Sản phẩm này được xây dựng dựa trên nền tảng hợp tác với phần mềm Microsoft, vì vậy chúng có rất nhiều tính năng nổi bật.

Tuy nhiên chi phí để đưa Microsoft Exchange vào hoạt động là không nhỏ. Người dùng sẽ mất một khoản phí xây dựng và quản lý doanh nghiệp. Để công việc này được xây dựng thành công đòi hỏi người dùng phải sở hữu một cấu hình server cực mạnh và phải trả phí bản quyền (khoảng $20.000) cho hãng Microsoft. Ngoài ra, khách hàng phải có khả năng quản lý khi thực hiện giải pháp email server cho doanh nghiệp này bởi chúng rất hay phát sinh lỗi.

Phiên bản Microsoft Exchange Server này liên tục được nâng cấp về kiến trúc, khả năng tích hợp và mức độ linh hoạt cao. Vì vậy, nếu như bạn đang tìm kiếm một giải pháp email server hiệu quả cho doanh nghiệp ổn định thì đây chính là sự lựa chọn hoàn hảo nhất.

#4. MDaemon

MDaemon là một mail server mạnh, cạnh tranh trực tiếp với mail Microsoft exchange. Tuy nhiên mức giá thành của mail server này lại rẻ hơn so với Microsoft exchange. Khi sử dụng Mdaemon, bạn cần phải triển khai một máy chủ (server) và địa chỉ IP riêng. Mdaemon được thiết kế dựa trên ý tưởng sử dụng dial-up và các kết nối trực tiếp với những đặc điểm nổi trội như:

• Thiết kế giao diện thân thiện với người dùng.
• Chạy được trên các hệ điều hành của Microsoft.
• Khả năng quản lý hàng trăm domain và hàng nghìn người dùng khác nhau.
• Khoản phí để sử dụng MDaemon cho 200 người dùng dao động từ $7.000- $10.000. Ngoài ra, giải pháp mail server cho doanh nghiệp vừa và nhỏ nếu muốn thành công cũng phải đầu tư mạnh về việc đào tạo nhân viên.

#5. Zimbra

Zimbra được xây dựng dựa trên các mã nguồn mở. Giải pháp này cung cấp một hệ thống thư điện tử hoàn chỉnh gồm mail server và mail client. Chúng có thể chạy dễ dàng trên rất nhiều hệ điều hành khác nhau như: Windows, Linux, Mac,… Cho dù đây là một giải pháp mail cho doanh nghiệp khá ổn định, tuy nhiên nó lại không có nhiều tính năng nổi trội như 2 giải pháp trên.

Giải pháp Zimbra mail server có các ưu điểm như sau:

• Mức độ tin cậy cao: Việc di chuyển, sao lưu cũng như khôi phục mailbox của cá nhân hoặc nhóm người dùng được thực hiện với tốc độ nhanh chóng.
• Hiệu quả về chi phí sử dụng: Zimbra lấy nguồn tài nguyên mở làm nền tảng giúp tiết kiệm chi phí hơn nhiều so với các giải pháp email server khác.
• Khả năng mở rộng giúp cho hệ thống email này có thêm nhiều tính năng nâng cao.
• Tính bảo mật cao: Zimbra tích hợp chức năng chặn virus và spam sẵn đồng thời cung cấp cơ chế mã hóa S/MIME hiện đại cho người dùng.

Tìm hiểu thêm một số kiến thức cơ bản về Mail Server

Mail Server là gì?

Mail Server (tên tiếng Việt là máy chủ điện tử) là một máy chủ sử dụng để nhận và gửi thư điện tử. Điều này đồng nghĩa với việc nhận mail của người gửi và gửi tới địa chỉ của người nhận. Tùy vào việc cài đặt của từng website mà người dùng có thể sử dụng web để nhận mail theo yêu cầu.

Giải pháp mail server được sử dụng rộng rãi ở mọi doanh nghiệp. Đây được xem là phương tiện liên lạc không thể thiếu đối với khách hàng, đặc biệt là các công ty hay doanh nghiệp lớn nhỏ. Do tính tiện dụng và nhiều chức năng quan trọng như mức độ an toàn, chuyên nghiệp, khách hàng có thể quảng bá tên doanh nghiệp thông qua tên miền của website công ty mình. Đó cũng là lý do khiến việc xây dựng một mail server là vô cùng cần thiết nếu như các thành viên của công ty muốn tạo email tên miền riêng để gửi và nhận thư với đối tác bên ngoài.

Lợi ích khi sử dụng mail server là gì?

• Trao đổi thông tin qua lại giữa các bộ phận trong công ty với nhau.
• Cho phép người dùng khi gửi mail và nhận mail trực tiếp thông qua Internet với tên miền của cụ thể của từng công ty.
• Khả năng hạn chế được các Mail spam và Virus trước khi chuyển tiếp tới người nhận bởi nhận dạng được IP của người gửi.
• Người dùng có thể nhận mail và gửi mail bình thường khi đi công tác xa.
• Bảo mật được thông tin nội bộ.
• Xây dựng môi trường làm việc chuyên nghiệp.
• Người dùng có thể gửi và nhận mail thông qua Mail Client và Web mail.
• Người quản trị mạng có thể quản trị hệ thống Mail Server của công ty thông qua Internet.
• Hệ thống mail có tính bảo mật cao nhờ sự cấu hình và cài đặt của người quản trị viên.
• Thiết lập dung lượng tối đa cho từng user sử dụng mail.
• Quản lý được tất cả nội dung mail của tất cả nhân viên trong hệ thống.
• Cấu hình chức năng tự động sao lưu dữ liệu gửi đi và nhận.
• Thiết lập được các chính sách hoạt động của hệ thống và ngăn chặn được các địa chỉ IP cấm từ bên ngoài và dùng những biện pháp bảo mật khác thì mới ngăn chặn được phần nào thư rác hay spam. Bởi Ngày nay Hacker ngày càng có kỹ thuật tinh vi hơn, và có nhiều sự rủi ro khác như thiên tai, con người…cũng có thể gây không an toàn cho hệ thống mail của bạn.

Để có thể quản lý tốt hệ thống máy chủ thư điện tử thì người quản lý phải hiểu hết cấu trúc của hệ thống mạng, hiểu cấu trúc và sơ đồ hoạt động, cấu hình máy chủ… thì mới đảm bảo hệ thống mail của bạn được an toàn.

Tạm kết

Trên đây là một số giải pháp mail server cho doanh nghiệp. Hy vọng chúng thực sự hữu ích cho bạn trong quá trình thiết lập hệ thống thư điện tử cho doanh nghiệp của mình!